Hasta la irrupción de Internet en
nuestras vidas, la actividad profesional, empresarial y humana se reflejaba en
documentos en soporte papel. La
acumulación de dichos soportes era un quebradero de cabeza para la mayoría de
las empresas y despachos profesionales, también para una familia.
La ocupación de espacios era -y
por desgracia sigue siendo- el gran problema a resolver. Muchos pensaron que
con la aparición del documento electrónico y de aplicaciones especializadas se
iba a reducir el papel, la realidad es que lo ha multiplicado, gracias a la
práctica de imprimirlos en papel.
Teniendo en cuenta los sistemas educativos y las prácticas empresariales dominantes en el siglo XX se puede entender que el usuario de documentos electrónicos prefiera leerlo en papel que en pantalla. Esa es una de las causas principales de la multiplicación del documento en soporte papel.
Pero también habría que señalar
la lentitud en la incorporación al entorno digital de la administración pública
española. A finales de siglo XX la ratio para España estaba en: 80% documentos
electrónicos y 20% documento convencional.
Este 20% residual se debía casi en un 80% a documentos relacionados con
gestiones con las Administraciones públicas por parte de profesionales y
empresas.
En la década que llevamos del
siglo XXI los esfuerzos por reducir el
analfabetismo digital por parte de los poderes públicos y empresas ha sido
encomiable. También la Administración
pública está haciendo un esfuerzo titánico por romper los modelos procedimentales
del siglo XIX, para adaptarse al siglo
XXI, aunque aún queda tiempo para ver resultados. La política medioambiental y de calidad empresarial
también está dando resultados en lo tocante a generación y uso de documentos.
Pese a todo ello, aún se sigue
produciendo documentos en papel en cantidades ingentes y su acumulación genera
numerosos problemas a las empresas productoras; mucho más en época de crisis
como la que estamos viviendo.
La comunidad profesional de
archiveros y/o gestores de documentos considera que para evitar estas
situaciones lo primero que hay que evaluar es el propio sistema de gestión de
documentos de la empresa. Es decir, como se generan, circulan, modifican y
conservan los documentos a lo largo de
su ciclo vital.
Como todo sistema de gestión
empresarial existen normas técnicas internacionales (ISO) o nacionales (UNE)
que nos muestran la hoja de ruta a seguir. Además de las tres “familias” de normas ISO conocidas: Medio Ambiente, Calidad y
Seguridad de la Información; se está gestando en estos momentos la cuarta norma
que establece el sistema de gestión documental, orientado al entorno digital y
al mundo empresarial principalmente.
Esta nueva “familia” de normas
es la ISO 30300 cuya primera parte está ya disponible en www.aenor.es .
Estas normas parten de las
siguientes preguntas: ¿Qué información necesitamos realmente en nuestra
actividad diaria? ¿Qué información es realmente relevante, importante para
nuestro negocio? ¿Como conservamos esa información relevante a corto, medio y
largo plazo? ¿Cómo la transmitimos y utilizamos?
La información relevante es en
esencia el contenido del documento. Por ejemplo una relación contractual queda
reflejada en un contrato. El pago de un servicio queda reflejado en una
factura. La actividad técnica queda reflejada en un proyecto, un informe o una
memoria. Los datos comerciales de un cliente quedan reflejados en la base de
datos de clientes o en el expediente de un cliente.
El valor dado a la información
relevante es el que determinará su conservación o eliminación, así como los
plazos de permanencia en el archivo empresarial. Algunos documentos deben
conservarse porque así lo determina la ley; en otros, porque el acto reflejado
o la información relevante sigue teniendo vigencia y/o está en uso; en otros
porque la información puede ser reutilizada, como fuente de información, para
otros fines distintos de los que motivaron su creación.
La hoja de ruta parte del diagnostico inicial del archivo empresarial
por parte de un profesional. Este
profesional analizará sus debilidades y amenazas con el fin de actuar sobre los
problemas principales. Pero también comprobará lo positivo del sistema empleado
y que elementos habría que potenciar.
Los resultados de esta actividad quedarán reflejados en un plan director
para el diseño de un Sistema de Gestión Documental y de Archivos. Hay que indicar que el diagnóstico no solo se
centrará en aspectos relacionados con el archivo físico, sino con el sistema
empleado para la generación, circulación y conservación del archivo en soporte
electrónico.
Las soluciones en cuanto a eliminación
pasarían por una selección previa y controlada de la documentación que se
pretende eliminar; así como de determinar el proceso a seguir. En cuanto a la documentación conservada, hay
dos opciones: conservarla in situ, es decir en la misma oficina y/o servidores
propios (Copias de seguridad); o bien encomendarle la custodia de los
documentos a una empresa externa especializada tanto en la custodia de fondos
documentales en papel, como copias de seguridad en data center externos.
La tecnología esta avanzando para
solucionar problemas de conservación o gestión ordinaria y hábitos nocivos en
relación con los documentos de una empresa, como por ejemplo: el uso de tablets
para la lectura de documentos electrónicos, con pantallas que descansan la
vista o el transporte de documentos en la memoria de los móviles para tenerlos
siempre disponibles en cualquier lugar. La tecnología de los apps de los Smartphone
(Teléfonos móviles inteligentes) está posibilitando nuevos entornos de gestión
de documentos.
La sustitución de dispositivos de
almacenamiento digital convencionales por aplicaciones en la red (La Nube) o incluso el regreso de la
microfilmación, se está observando como alternativas al CD, DVD, disco duro
extraíble o pen drive, tanto para la conservación como para el trabajo diario
con documentos.
