El próximo jueves día 9 de junio se celebra en todo el mundo el Día Internacional de los Archivos. Una fecha festiva en el calendario de los profesionales de los archivos y una magnífica oportunidad para conocer el mundo de los archivos, sus profesionales y su ciencia: la archivística.
En los últimos años la ciencia de
los archivos ha experimentado grandes cambios tanto en su teoría como en la
praxis diaria. El propio concepto de Archivo es hoy objeto de discusión en los
debates profesionales y en el mundo académico.
La irrupción de la revolución tecnológica en el ámbito archivístico ha
llegado tardíamente y ha cambiado completamente todos los paradigmas existentes
en la profesión archivística; hasta tal punto, que vivimos hoy una autentica
revolución archivística a escala internacional.
El cambio de paradigma ha dejado
obsoleto el Archivo como objeto físico y como institución. El archivo es hoy un concepto con múltiples
significados según el contexto en el que se utilice. Para unos es un documento, para otros un
registro de información, para otros una institución y para otros un registro
informático.
En general la mayoría de los
profesionales y la opinión generalizada de las instituciones afectadas aceptan
de buen grado considerar la actividad archivística como un proceso
documental en el que primero se procesa la información (Información),
después se genera conocimiento (Desarrollo) y finalmente se aplica el
conocimiento (innovación) a la práctica diaria.
El proceso requiere de recursos,
personas y registros:
1) Los recursos son básicamente
las herramientas e instrumentos, la tecnología para entendernos. Con estos recursos el profesional accede a la
información relevante (“Record”) según los requisitos pertinentes del
contexto en el que se produzca.
2) Las Personas siguen siendo
necesarias para procesar la información relevante y formar con esta
información, junto a su formación y experiencia previa, el conocimiento
necesario según el contexto en el que se produzca. La mente humana es aun
necesaria.
3) Los Registros
son el reflejo documentado de las acciones realizadas. Tradicionalmente se han fijado sobre papel
dando lugar al documento, expediente y serie documental, banco de datos,
tablas, etc. Hoy todos los registros se
confeccionan usando la tecnología que nos proporciona la informática y la
telemática.
Los registros digitales son la mejor muestra
de estos registros. En si mismos ejercen como memoria del proceso. Esa memoria puede ayudar a tomar decisiones,
solicitar nueva información, corregir o modificar información obsoleta, etc. Múltiples acciones
según el contexto en el que se produzcan.
Los archiveros profesionales,
también conocidos como gestores de documentos, aplican normas internacionales y
prácticas profesionales que han tenido éxito en muchos sitios. La gestión documental no es un software únicamente,
es un proceso que cualquier persona, familia, empresa, asociación o entidad
pública puede aplicar en cualquier momento y de forma sencilla. No es un añadido, es tan solo un complemento
que mejorará su actividad diaria.
En Kalímacos disponemos de asesores profesionales y de servicios
profesionales de primer nivel. Somos colaboradores con el comité nacional de
AENOR e internacional de ISO que redacta
las normas ISO/UNE vinculadas a nuestra
profesión. Tenemos experiencia probada de más de 15 años al servicio de los
particulares, asociaciones, empresa y administración pública.
En dicha experiencia nos hemos
dado cuenta de los principales problemas que se encuentran las empresas en la
actualidad a la hora de abordar la gestión documental, en especial en formato
papel:
El hábito adquirido quizás por
una formación deficiente y por experiencias nada saludables, ha generado
almacenes de papel y cartón en las oficinas, despachos, trasteros, garajes y sótanos.
Almacenes a los que de forma irónica e impúdica muchos denominan “Archivo”.
En estos habitáculos hemos encontrado de todo: Desde almacenes
repletos hasta la misma puerta y techo, en los cuales nos es imposible entrar;
hasta despachos convertidos en Archivos reales, con estanterías, medios de
conservación y acceso informático a la información contenida allí.
Además de documentos, nos
encontramos con todo tipo de objetos que nada tienen que ver con la
documentación que esperaríamos encontrar en un archivo. Desde productos de limpieza y de mantenimiento
de edificios/jardines; hasta bicicletas, motos, coches, y un sinfín de muebles o electrodomésticos desvencijados.
No hablemos de la fauna y flora
endémica de estos almacenes. Encontramos todo un ecosistema biológico que ha
anidado y colonizado el territorio. Todo tipo de hongos, algas, plantas y
animales tales como cucarachas, serpientes, hormigas, roedores, arácnidos y todo tipo de
insectos voladores y terrestres. Entrar en estos ecosistemas es como adentrarse
en lo profundo de la selva del Amazonas.
En cuanto al acceso, también hay
de todo. Desde archivos con puertas inexistentes hasta sistemas de seguridad ultra
perfectos. Las ubicaciones de los
habitáculos generalmente no suelen estar diseñadas o preparadas para alojar
documentos en Papel. En muchos de estos habitáculos
hemos encontrado grietas en las paredes que amenazan las estructuras del mismo,
filtraciones insalubres de humedad, suelos en mal estado, techos que amenazan
ruina, puertas en mal estado, cerraduras o herrajes con óxidos, etc…
Las estanterías utilizadas a
menudo no son las adecuadas. En muchos casos se prima la estética sobre la funcionalidad. A menudo nos hemos encontrado con estantes
combados o rotos, sostenidos milagrosamente con las cajas de archivo o AZs. No
solemos encontrar mucho orden en las estanterías. En ocasiones hemos tenido que
desmontar estanterías para poder sacar la documentación allí contenida.
En general, la mayor parte de
nuestros clientes dan poca o ninguna importancia al archivo conservado. A medida que pierden vigencia los documentos,
estos se van almacenando de cualquier forma y en cualquier sitio sin ningún
tipo de orden u organización establecida
de antemano. Cada persona organiza su parcela documental a su modo y
entender. No hay criterio común o
aceptado.
En este sentido el acceso a la
información en un sistema basado principalmente en papel, es nulo, simplemente por la dificultad que entraña
acceder a la información sin contar con un buen sistema de gestión de
documentos y sin procedimientos normalizados establecidos. Tener una base de datos o digitalizar un
documento no es sinónimo de excelencia o eficiencia, es necesario que dicha
información esté realmente accesible en el momento que se necesite y para ello
hay que disponer de un buen sistema, procedimientos y normas.
Nuestros asesores ayudan a la
empresa a organizarse, a crear hábitos, a corregir deficiencias, a mejorar la
calidad de su gestión, a proteger el medio ambiente y a hacerle ganar dinero
con la información que ya tiene usted y no la está aprovechando. A través de nuestros servicios les
solucionamos sus problemas, de forma rápida, sencilla, económica y
honrada.
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servicio de Asesoría en Sistemas de Gestión de Documentos a
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