Desde la lejana “Cumbre de la Tierra de Río de Janeiro”
(1992) uno de los aspectos más difíciles de solucionar ha sido la gestión de los residuos generados
por los seres humanos, las ciudades el comercio y la industria. Hasta entonces la solución era
guardarlos, almacenarlos, quemarlos o enterrarlos. Pero aquello agravaba aún más la
contaminación, con las consecuencias
negativas inherentes para el medio ambiente y la salud del ser humano.
A partir de estas premisas tanto Naciones Unidas como organismos como la Unión Europea y los
gobiernos nacionales, han elaborado programas y planes para buscar nuevas soluciones.
Una de las ideas centrales era muy simple: no producir el residuo o
reducirlo a límites razonables y saludables para el medio
ambiente (Las conocidas como cuotas medioambientales).
En el ámbito de las oficinas de PYME y despachos
profesionales los residuos principales
son los derivados de sus actividades administrativas y de dirección. Los
residuos comunes son los generados por los sistemas informáticos (Hardware y
tintas de impresoras), por el mobiliario utilizado y sobre todo por el uso
diario de papel.
La Ley 22/2011 de residuos y suelos contaminados, http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/29/pdfs/BOE-A-2011-13046.pdf considera que el papel es un residuo no
peligroso por si mismo. Sin embargo la
acumulación de papel y los componentes químicos de fabricación, así como de las
tintas empleadas, si pueden llegar a contaminar el medio ambiente (incluyendo
los “ecológicos o reciclados”). Por ello requieren un tratamiento
especializado realizado por empresas especializadas en dicho tratamiento.
Hoy la mayoría de las empresas ya
están concienciadas de buscar una solución a los residuos de papel y cartón.
Las recomendaciones profesionales y gubernamentales van en la línea de acabar
con el uso del papel, sustituyéndolo por el documento electrónico y/o
digital. Sin embargo aún queda mucho por
hacer.
La solución más frecuente es
el envío de sus documentos en papel a
empresas especializadas –como Kalímacos- para su eliminación y posterior
reciclaje. Sin embargo aún hay muchas empresas que por desconocimiento no saben
donde acudir, ni conocen cuales son sus obligaciones en esta materia, ni
conocen el entorno del reciclaje de papel.
Para aclarar el contexto se
añaden a continuación una serie de definiciones y explicaciones:
a) Propietarios de documentos:
Los documentos forman parte del patrimonio
de una empresa o de un profesional. Por tanto son de su propiedad y
responsables de los mismos ante la ley.
b) Custodios o poseedores de
documentos: Los propietarios de documentos (empresas, profesionales) pueden
custodiar en sus propias oficinas los documentos o encomendar este servicio a
una empresa especializada. En este caso
la propiedad cede temporalmente la
custodia y responsabilidades a la empresa prestataria mientras dure la relación contractual.
c) En cuanto a la destrucción
de documentos en soporte papel:
c.1. Responsabilidad. Corresponde
al propietario de la documentación
(empresa, profesional) decidir que documentación, conforme a la ley, puede
destruirse y cómo se debe llevar a cabo dichas operaciones. Por tanto es el
propietario el máximo responsable de la destrucción.
c.2. Agente. Toda persona física o jurídica
que organiza la valorización o la eliminación de residuos por encargo de terceros, incluidos los
agentes que no tomen posesión física de los residuos.
c.3. Gestor
de residuos. La persona o entidad, pública
o privada, registrada mediante autorización
o comunicación que realice cualquiera de las operaciones que componen la
gestión de los residuos, sea o no el productor de los mismos.
«Gestión de residuos»
La recogida, el transporte y
tratamiento de los residuos, incluida la vigilancia de estas operaciones, así
como el mantenimiento posterior al cierre de los vertederos, incluidas las
actuaciones realizadas en calidad de negociante o agente
(Ley 22/2011. Art.3.m).
c.4. Centro de tratamiento. El lugar donde se elimina físicamente la
documentación, se valora el residuo resultante o reciclado y se decide su
reutilización.
«Reciclado»
Toda operación de valorización mediante la cual los materiales de
residuos son transformados de nuevo en productos, materiales o sustancias,
tanto si es con la finalidad original como con cualquier otra finalidad.
(Ley 22/2011. Art.3.t).
Hay que señalar que suele ser
frecuente que el agente, gestor y responsable del centro de tratamiento no sea
la misma persona, física o jurídica. Sino que cada fase del proceso sea
gestionado por diferentes personas, físicas o jurídicas.
En ocasiones el agente asesora a
la empresa propietaria y explica la forma como puede destruir los documentos,
así como la periodicidad (Calendarios) y/o la temporalidad en cuanto a la
permanencia de documentos en las oficinas. Para entendernos el consultor o
archivero profesional.
El gestor es quien se encarga de
retirar, transportar y depositar los documentos en los centros de tratamiento,
propio o ajeno, es el técnico u operario
en este servicio.
El centro de tratamiento es quien
recibe los documentos, los valora y clasifica, almacena provisionalmente,
procede a la eliminación física de los documentos y el posterior reciclaje de
los subproductos resultantes (balas o pasta de papel).
c.5 Proceso documentado. Para verificar cada operación y tarea de esta
naturaleza se exigen documentos que
acrediten:
1. Autorización del propietario
2.
Verificación documental de cada paso del proceso. (Seguimiento interno de la
empresa o profesional prestatario)
3.
Verificación documental en cumplimiento con la
LOPD por parte del personal asignado durante todo el proceso. (Seguimiento
interno de la empresa o profesional prestatario)
4.
Certificado que acredita el cumplimiento con la Ley 22/11, LOPD y normativa
aplicable a este proceso en todas sus fases. (Certificado de destrucción)
Estas explicaciones son válidas
para el sector privado. El agente encargado de organizar este proceso,
asesorará convenientemente a los propietarios sobre la mejor manera de llevar a
cabo este proceso: Selección de documentos a destruir, su valoración, temporalidad,
transporte, centro de tratamiento…
Recomendaría a los propietarios
de documentos que antes de proceder a pedir presupuestos a varias empresas, se
asesoraren previamente con un asesor profesional (Gestor documental o archivero
profesional)
No todos los documentos son
susceptibles de ser eliminados. No se dejen guiar por el mantra de los
famosos 5 años esto es, en parte,
leyenda urbana. Tampoco está clara la validez del documento electrónico o
digitalizado, original o copia, firmado
electrónicamente ante un juez o autoridad competente. Conviene también no
perder determinados documentos cuyo contenido puede resultar útil a la empresa
o para ver un periodo concreto o a la hora de hacer una memoria de la empresa o
una estadística.
Si desea más información o el
asesoramiento de un agente no dude en contactar con nosotros www.kalimacos.com
