La batalla contra el papel

Desde la lejana “Cumbre de la Tierra de Río de Janeiro” (1992) uno de los aspectos más difíciles de solucionar  ha sido la gestión de los residuos generados por los seres humanos, las ciudades el comercio y  la industria. Hasta entonces la solución era guardarlos, almacenarlos, quemarlos o enterrarlos.  Pero aquello agravaba aún más la contaminación, con las consecuencias  negativas inherentes para el medio ambiente y la salud del ser humano.

A partir de estas premisas tanto Naciones Unidas  como organismos como la Unión Europea y los gobiernos nacionales, han elaborado  programas y planes para  buscar nuevas soluciones.

Una de las ideas centrales era  muy simple: no producir el residuo o reducirlo  a límites  razonables y saludables para el medio ambiente (Las conocidas como cuotas medioambientales).

En el ámbito de las oficinas de PYME y despachos profesionales  los residuos principales son los derivados de sus actividades administrativas y de dirección. Los residuos comunes son los generados por los sistemas informáticos (Hardware y tintas de impresoras), por el mobiliario utilizado y sobre todo por el uso diario de papel.

La Ley 22/2011 de residuos y suelos contaminados, http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/29/pdfs/BOE-A-2011-13046.pdf  considera que el papel es un residuo no peligroso por si mismo.  Sin embargo la acumulación de papel y los componentes químicos de fabricación, así como de las tintas empleadas, si pueden llegar a contaminar el medio ambiente (incluyendo los “ecológicos o reciclados”).  Por ello requieren un tratamiento especializado realizado por empresas especializadas en dicho tratamiento.

Hoy la mayoría de las empresas ya están concienciadas de buscar una solución a los residuos de papel y cartón. Las recomendaciones profesionales y gubernamentales van en la línea de acabar con el uso del papel, sustituyéndolo por el documento electrónico y/o digital.  Sin embargo aún queda mucho por hacer.

La solución más frecuente es el  envío de sus documentos en papel a empresas especializadas –como Kalímacos- para su eliminación y posterior reciclaje. Sin embargo aún hay muchas empresas que por desconocimiento no saben donde acudir, ni conocen cuales son sus obligaciones en esta materia, ni conocen el entorno del reciclaje de papel.

Para aclarar el contexto se añaden a continuación una serie de definiciones y explicaciones:

a) Propietarios de documentos: Los documentos forman parte del patrimonio de una empresa o de un profesional. Por tanto son de su propiedad y responsables de los mismos ante la ley.

b) Custodios o poseedores de documentos: Los propietarios de documentos (empresas, profesionales) pueden custodiar en sus propias oficinas los documentos o encomendar este servicio a una empresa especializada.  En este caso la propiedad cede temporalmente la custodia y responsabilidades a la empresa prestataria mientras dure la  relación contractual.

c) En cuanto a la destrucción de documentos en soporte papel:

c.1. Responsabilidad. Corresponde al propietario de la documentación (empresa, profesional) decidir que documentación, conforme a la ley, puede destruirse y cómo se debe llevar a cabo dichas operaciones. Por tanto es el propietario el máximo responsable de la destrucción.

c.2. Agente. Toda persona física o jurídica que organiza la valorización o la eliminación de residuos por encargo de terceros, incluidos los agentes que no tomen posesión física de los residuos.

c.3. Gestor de residuos. La persona o entidad, pública o privada, registrada mediante autorización o comunicación que realice cualquiera de las operaciones que componen la gestión de los residuos, sea o no el productor de los mismos.

«Gestión de residuos»

 La recogida, el transporte y tratamiento de los residuos, incluida la vigilancia de estas operaciones, así como el mantenimiento posterior al cierre de los vertederos, incluidas las actuaciones realizadas en calidad de negociante o agente

(Ley 22/2011. Art.3.m).

c.4. Centro de tratamiento. El lugar donde se elimina físicamente la documentación, se valora el residuo resultante o reciclado y se decide su reutilización.

«Reciclado»

Toda operación de valorización mediante la cual los materiales de residuos son transformados de nuevo en productos, materiales o sustancias, tanto si es con la finalidad original como con cualquier otra finalidad.

(Ley 22/2011. Art.3.t).

Hay que señalar que suele ser frecuente que el agente, gestor y responsable del centro de tratamiento no sea la misma persona, física o jurídica. Sino que cada fase del proceso sea gestionado por diferentes personas, físicas o jurídicas.

En ocasiones el agente asesora a la empresa propietaria y explica la forma como puede destruir los documentos, así como la periodicidad (Calendarios) y/o la temporalidad en cuanto a la permanencia de documentos en las oficinas. Para entendernos el consultor o archivero profesional.

El gestor es quien se encarga de retirar, transportar y depositar los documentos en los centros de tratamiento, propio o ajeno,  es el técnico u operario en este servicio.

El centro de tratamiento es quien recibe los documentos, los valora y clasifica, almacena provisionalmente, procede a la eliminación física de los documentos y el posterior reciclaje de los subproductos resultantes (balas o pasta de papel).

c.5 Proceso documentado. Para verificar cada operación y tarea de esta naturaleza se exigen  documentos que acrediten:

                1.  Autorización del propietario

                2. Verificación documental de cada paso del proceso. (Seguimiento interno de la empresa o profesional prestatario)

                3. Verificación documental en cumplimiento con la  LOPD por parte del personal asignado durante todo el proceso. (Seguimiento interno de la empresa o profesional prestatario)

                4. Certificado que acredita el cumplimiento con la Ley 22/11, LOPD y normativa aplicable a este proceso en todas sus fases. (Certificado de destrucción)

Estas explicaciones son válidas para el sector privado. El agente encargado de organizar este proceso, asesorará convenientemente a los propietarios sobre la mejor manera de llevar a cabo este proceso: Selección de documentos a destruir, su valoración, temporalidad, transporte, centro de tratamiento…

Recomendaría a los propietarios de documentos que antes de proceder a pedir presupuestos a varias empresas, se asesoraren previamente con un asesor profesional (Gestor documental o archivero profesional)

No todos los documentos son susceptibles de ser eliminados. No se dejen guiar por el mantra de los famosos  5 años esto es, en parte, leyenda urbana. Tampoco está clara la validez del documento electrónico o digitalizado, original o copia,  firmado electrónicamente ante un juez o autoridad competente. Conviene también no perder determinados documentos cuyo contenido puede resultar útil a la empresa o para ver un periodo concreto o a la hora de hacer una memoria de la empresa o una estadística.

Si desea más información o el asesoramiento de un agente no dude en contactar con nosotros www.kalimacos.com