¿Conservamos bien los documentos en un entorno digital?

A menudo la actividad ordinaria de nuestra empresa nos absorbe y  es habitual que no  tengamos en cuenta los detalles o cuestiones de índole secundaria. Vamos a lo práctico, directo y rápido. 

Sin embargo cuando cambian las situaciones, por ejemplo cambios de personal, se nos pueden presentar algunos problemas sobre los que no habíamos pensado solución o establecido una alternativa. Es entonces cuando nos fijamos en los detalles y vemos la importancia que tienen realmente en la actividad general de nuestra empresa.

En mi experiencia profesional me he encontrado con estas situaciones en las oficinas de mis clientes.  Cuando un personal se marcha, a menudo se va también con él/ella la información que ha utilizado o el medio para acceder a esa información relevante para la empresa.  La práctica habitual de borrado de ordenadores o el cambio de ordenador con cada nuevo personal lo que provoca es generar una mayor confusión y pérdida de información.  Pérdida que a menudo se traduce en pérdida de tiempo y costes añadidos.

A menudo las copias de seguridad las realiza la empresa con carácter periódico y dichas copias son transferidas a los data center propios o contratados para su conservación.  Pero dicha migración se realiza a menudo sin una selección previa de los archivos y documentos, con lo que al data center llega información relevante, información accesoria e información irrelevante, todo junto, sin orden, ni concierto. Cuando el nuevo personal quiere acceder a dicha información  se encuentra con un mar de carpetas, archivos y documentos sin ningún orden. Lo mismo se encuentra un contrato o una factura; que la copia de un ejemplar del BOE; o la foto de primera comunión de la hija/o del antiguo/a trabajador/a.  Buscar una información concreta en tal desbarajuste es misión imposible. Pérdida de tiempo traducida en coste añadido.

 En España estamos habituados a mantener relativamente bien organizada la documentación física en soporte papel. Sabemos donde está y como acceder a la información.  Pero aún no estamos habituados a proceder de igual forma en el entorno digital. Seguimos considerando al documento electrónico/digital como un objeto extraño y distinto de un documento en papel. 

Cambia el soporte y la forma de producirlo; pero el contenido de los documentos y los efectos económicos-jurídicos-administrativos derivados del contenido, siguen siendo los mismos. Una factura digital tiene el mismo efecto que una factura en papel. Sigue siendo una factura.

De la misma forma que cuando ya no usamos los documentos en papel o estos han perdido su vigencia, o bien se mandan destruir previa selección, o bien se acumula en el “archivo” de la empresa; En el entorno digital hay que seleccionar igualmente las carpetas, archivos y documentos que sean relevantes y en uso, de aquellos otros accesorios o irrelevantes para el normal funcionamiento de la empresa. De esta forma, las copias de seguridad llegarán al data center limpias de documentación irrelevante o accesoria.

 Si normalizamos este procedimiento, cuando un nuevo personal se incorpore a la empresa, podrá ponerse a trabajar de forma inmediata desde donde lo dejó el personal anterior.  De igual forma, si la información manejada por el anterior personal es requerida, por ejemplo judicialmente, con valor probatorio, el proceso de búsqueda y recuperación será sin duda más rápida y el contenido de la información, el requerido.

Para la empresa usar procedimientos de gestión de la información en un entorno digital supone ventajas a corto y largo plazo.  A corto plazo facilita y agiliza la gestión ordinaria de la empresa; a largo, puede obtener información relevante que podría servir para realizar estadísticas históricas, memorias, informes económicos-comerciales, etc.  Mantener en buena disposición la información relevante supone ahorro de tiempo y dinero.  Es una manera eficaz  de mostrar la calidad de su gestión, de cara a sus promotores o accionistas, empleados y a sus clientes. La gestión de información tiene en realidad un valor estratégico de primer orden en la empresa.

En la actualidad existen infinidad de sistemas englobados y aplicaciones informáticas en el concepto de “gestión de documentos e información”, también en la gestión de los archivos empresariales. Nosotros en Kalímacos ofrecemos la posibilidad de acompañamiento  y/o formación personalizada para dotar a su empresa de un sistema de información adaptado a su economía, deseos y necesidades reales.  Al tiempo que le ayudamos a que cumpla con las normativas legales y técnicas  que les pudieran afectar.  

Pero lo importante no es crear un sistema “de manual” que luego no se aplique o no se pueda aplicar, porque cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia. Tampoco es importante tener un bonito certificado enmarcado en la sala de espera de la oficina, mejor poner un cuadro.  Lo importante realmente es mentalizarse. Hay que trabajar con criterios de calidad  y asumir la cultura de la calidad como algo natural, no impuesto u obligatorio, de la propia empresa. Esa es nuestra misión en el acompañamiento.

Nosotros acompañamos; no auditamos, examinamos o imponemos nada extraño a la actividad normal de la empresa.  El acompañamiento tiene como objetivo cambiar hábitos nocivos y potenciar otros que ya forman parte del trabajo diario habitual. Queremos ayudar a la empresa, no complicarle la existencia. Esa es nuestra motivación.

Somos conscientes del momento económico y financiero que viven las Pyme y los autónomos, por lo que hemos optado por adaptar nuestros servicios a la microeconomía de nuestros clientes, dando facilidades de pagos aplazados o establecimiento de cuotas fijas periódicas adaptadas a sus posibilidades.

Si desea que le ayudemos o más información, póngase en contacto a través de  www.kalimacos.com  con nosotros. Estaremos encantados de acompañarles.