Archivos de papel y el papel de los archivos electrónicos

Hablamos a diario de Archivos, que si me has enviado un archivo en PDF, JPEG… Que si te subo a la nube un archivo. La palabra archivo esta siempre volando  por las nubes de internet y circulando físicamente por las impresoras de tu casa u oficina.  ¿Qué significa Archivo? ¿Alguien se lo ha preguntado alguna vez?

Para los amantes de la etimología (¡no, no se trata de la ciencia de los emoticonos!, sino de la ciencia que busca el origen de las palabras) el término “Archivo” proviene del griego clásico “Archeion” que significa literalmente “casa del magistrado”. En la antigua Roma el “Archivuum” era la institución pública que custodiaba y servía los documentos generados por los organismos del estado romano. 

Un archivo es tanto un sistema de gestión, como una organización que presta servicios.  En la base de esta definición original está la existencia de “documentos”, que como su propio nombre indica,  “documenta” un proceso, un asunto, un expediente. Es decir, a través del documento se “informa” o aporta noticia sobre los mismos. De ahí su utilidad a diario en cualquier ámbito público o privado. Toda la actividad de una oficina o de una casa queda reflejada en sus documentos.

El saber no ocupa lugar, pero lo cierto es que el lugar está repleto de documentos que reflejan el saber.  En la antigüedad los documentos se guardaban en sótanos y habitaciones especialmente destinadas a estas funciones. Una persona se encargaba de custodiarlos y servirlos.  Creaba un sistema de gestión documental, de tal forma que los documentos y/o la información relevante siempre estuviesen organizados, localizables y accesibles. En la antigua Roma incluso se promulgaron leyes y normas administrativas para la gestión de los documentos y/o la información emitidos por alguna entidad pública. El sistema fue perfeccionándose hasta el día de hoy.

Hoy la tecnología ha cambiado la forma en la cual se gestionan los documentos y la información relevante para una familia, una persona o una empresa. Cada vez mas el documento creado electrónicamente y/o digitalizado ha ido sustituyendo al documento elaborado con papel. Las múltiples aplicaciones de gestión documental ayudan al administrativo o al directivo en su labor cotidiana.

Se pensaba que con el auge del documento electrónico, el de papel iba a desaparecer (“La oficina sin papeles”). Sin embargo mientras existan impresoras habrá papel. Por otra parte, la adaptación al cambio de sistema en el ámbito público lleva un retraso considerable; lo cual obliga a ciudadanos y empresas a seguir usando documentos en papel en sus tratos con las Administraciones Públicas. 

Por ello tener un buen sistema de gestión documental es necesario para no perder los papeles y no tener que bucear entre las montañas de documentos que se acumulan en estanterías, mesas y almacenes.

No existe un sistema de gestión único, dado que son muchos los métodos que se emplean. Existe una corriente normalizadora ISO/AENOR - de la que formamos parte -  que está tratando de crear un marco más o menos homogéneo y equiparable  en el seno de la comunidad internacional (ISO 30300).

En realidad un sistema de gestión documental es un código de buenas prácticas que sirve para tener claro:

1.       Que información/documento poseo y cual es relevante

2.       Quién se va a encargar de esta información y/o documentación

3.       Cómo y dónde voy a conservar esta información y/o documentación

4.       Cuanto tiempo he de conservar esta información y/o documentación.

5.       Dónde he de depositar los documentos al final de su vida útil para su eliminación

6.       Quién debe tener acceso a la información y/o documentos.

En España no estamos muy acostumbrados a pensar en el archivo como una herramienta fundamental para el éxito de una empresa.  Saber donde tiene uno la información es muy importante, reduce el tiempo de respuesta en la toma de decisiones.

Antes una administrativa/o tardaba una mañana entera en encontrar un documento, si es que lograba dar con él. Hoy es posible tener ese mismo documento en cuestión de segundos en un solo clic, usando para ello el dispositivo electrónico preferido.  Esto es un aspecto a tener en muy en cuenta en la definición de la estrategia empresarial. Hoy la información es más accesible que hace tan solo diez o veinte años.

En el mundo anglosajón y en el europeo, la política documental de la empresa  es estratégica en la mayoría de las empresas. Tener implementado un buen sistema de gestión documental es básico para el éxito empresarial.  En España este cambio de actitud hacia los documentos está implantado solo en la administración pública y en las grandes empresas.

Las PYME ’s y los autónomos no lo han implementado más por desconocimiento que por otra causa.  Muchos piensan que no tienen un gran volumen de documentos y otros aluden a que acaban de empezar su andadura como emprendedores.  Muchos piensan también que es caro implementar un sistema de gestión. Siguen pensando en el documento como un objeto físico que no le aporta nada y encima le ocupa espacio. 

En efecto, el documento per sé no sirve para nada; lo importante es la información que contienen los documentos. Esta si es importante para su actividad y gestionarla de manera adecuada es fundamental para el éxito del negocio. Por ello tanto si se tiene un gran archivo físico/virtual como si no lo tiene, implementar un sistema de gestión documental es fundamental y muy especialmente entre aquellos emprendedores/as que comienzan.

 Para ello se necesita contar con la asistencia técnica de un profesional de la gestión documental. El asesor contribuye a crear conocimiento en esta materia, a implementar actividades que redunden en beneficio de la empresa en este ámbito, a solucionar problemas cotidianos o a elegir la mejor tecnología.

El asesor es un coach o entrenador que sirve a la empresa o particular en todo momento. De la misma forma que para asuntos jurídicos, contables, fiscales o laborales acudimos a profesionales en la materia; es bueno también acudir a otros profesionales que se ocupan de los temas relacionados con la política documental de la empresa.

El resultado dependerá del sistema establecido. El Asesor proporciona lo siguiente:

·         Análisis DAFO para comprobar la situación de la actividad informativa y documental de la empresa de forma periódica

·         Informes parciales o generales detectando anomalías e introduciendo mejoras.

·         Planes Estratégicos (Diseño del Sistema  de Gestión documental)

·         Dirección y gestión externalizada de la política documental de la empresa.

·         Prestación de servicios externos concretos en el ámbito documental (custodia, digitalización, destrucción confidencial…)

·         Cursos de formación y adiestramiento teórico/prácticos, a nivel individual o colectivo

·         Boletines periódicos sobre novedades jurídicas o normativas técnicas aplicables

Para la mayoría de los profesionales y pequeños empresarios españoles es algo desconocido, pero en muchos países desarrollados e incluso en vías de desarrollo, buscar asesoramiento externo para el desarrollo de la política documental  es algo muy habitual.  Tenemos que considerar al documento y a los archivos como herramientas para la mejora continua de nuestro negocio.  No deben ser un lastre, sino considerarlo un motor básico para ganar en excelencia, calidad y rentabilidad en nuestros negocios.

Consúltenos en www.kalimacos.com para obtener más información  acerca de este novedoso Servicio de gestión documental y archivos de empresas.  Ponga al día su información y documentación. En poco tiempo verá resultados.