Sólo un dato nos puede dar la
pista: el 90% de los residuos generados por las oficinas en España tienen que
ver con el Papel y el Cartón. Según la estadística oficial en España se
reciclan el 80% de los papeles y
cartones retirados de las oficinas.
Para muchos estas cifras pueden
ser positivas en el sentido que hay un proceso de reciclaje en crecimiento.
Pero para muchos otros, la idea es precisamente la contraria, se debería
caminar hacia la no generación de residuos. Cualquier residuo en mayor o menor
medida perjudica al medio ambiente.
Piensen que en el proceso de
recogida, traslado, molienda y reciclaje de papel se utiliza energía, principalmente
fósil en España, tanto en carburantes, como en energía eléctrica. En el proceso de reciclado también se utiliza
agua y una parte importante de los residuos generados no se pueden reciclar
debido a la naturaleza de sus componentes.
La clave está en la actualidad en
un cambio de mentalidad en las oficinas y domicilios. Antes que tener que
reciclar, es mejor prevenir la generación de residuos. En este caso, la
reducción del uso de papel y cartón en la actividad diaria se impone como la
mejor vacuna para la prevención.
Venimos de un modelo tradicional
basado en el uso del papel como soporte principal para fijar la información que
usamos en la oficina o en nuestra casa.
Entendemos o visualizamos
mentalmente la oficina como un lugar físico, un lugar que dispone de
instalaciones, mobiliario, equipamiento y en el que se mueven personas. En este lugar se producen diversas
actividades: de dirección, contables, investigación, técnicas, comerciales… que
requieren para su desarrollo de información relevante.
En este sistema el documento
generado o recibido, documento físico en papel,
va pasando de mano en mano literalmente para cumplir todo el procedimiento
o proceso para el que ha sido creado o recibido. En este sentido el circuito que sigue suele
ser lineal y unidireccional. Hasta que tal persona lo vea, no puede verlo otra
persona, porque el documento físico aun sigue en la mesa del primero. Es posible también que ese documento sea fotocopiado o se haga una
copia idéntica para que más personas puedan acceder a la información de forma
simultánea.
Cuando el procedimiento acaba, la
carpeta, caja, AZ o cualquier otro elemento de conservación de cada expediente,
es directamente almacenado en un lugar concreto de la oficina física. A ese
lugar a menudo se le denomina “Archivo”, en muchos casos comparte
ubicación con los útiles de limpieza y con objetos propios de un trastero.
Allí se acumulan hasta que el
espacio se cubra de documentación totalmente. Es ahí donde saltan las alarmas:
no hay más sitio para guardar documentos. No se puede acceder a la información. Aunque
saquen las cajas, muchos no sabrán donde han colocado el expediente. La
actividad se resiente, la empresa comienza a perder dinero y la calidad brilla
por su ausencia.
La respuesta a esta enfermedad
documental es acudir al reciclaje o a la custodia externa de documentos. Con
ambos servicios externos se libera espacio… pero para seguir acumulando
documentos de la misma forma. La empresa entra con este remedio casero en un
bucle sin término.
En la actualidad la mayoría de
las empresas están innovando en sistemas de gestión donde la información relevante
no está fijada físicamente en un papel, sino creada y comunicada a través del
sistema informático y telemático de la empresa. La digitalización, el escaneo,
la gestión automatizada a través de múltiples Apps, disponibles en tiempo real
a cualquier dispositivo conectado a la Red, se encuentre éste donde se
encuentre ubicado físicamente.
La oficina ha dejado de ser un
lugar físico, la oficina camina hacia un espacio virtual donde la única
instalación es el sistema informático y la red de comunicaciones. Carece de mobiliario y el único equipamiento
es el dispositivo que emite y recibe información.
La información circula de forma
simultánea y en tiempo real por el “ciberespacio”, se almacena en la
memoria de los dispositivos creados para esta función. Se aloja en la nube del
ciberespacio. La información deja de ser
lineal y unidireccional. El papel literalmente desaparece de la ecuación.
Si antes en los sistemas
tradicionales el modelo de empresa era de tipo piramidal y con procedimientos establecidos en el siglo
XIX; en el sistema digital actual el modelo de empresa es horizontal y con
procedimientos novedosos como el trabajo en equipo y el trabajo en red. La inmensa disponibilidad de Apps y
dispositivos móviles facilita el trabajo, reduciendo el tiempo de trabajo al
mínimo. Esto ha cambiado el panorama del
sistema empresarial.
Para llegar a la meta que muchos
profesionales nos hemos marcado: la oficina sin papeles; los profesionales
aconsejamos implementar la familia de normas “ISO 30300” que recientemente ha salido a la luz
(disponibles en AENOR). Esta familia de normas ha creado un nuevo Sistema de gestión
de documentos, información y archivos. Profesionales de todos los ámbitos hemos
participado en mayor o menor medida en su elaboración, partiendo de la propia
experiencia acumulada.
Es una familia de normas que
surgió a iniciativa de España (AENOR. Comité Técnico nº 50, Subcomité 1) y elaborada
por profesionales españoles (Entre los que está Kalímacos). Una familia de
normas que ha revolucionado a nivel global (ISO. Comités TC46 y TC171) el mundo de la documentación. Esta familia
crea el sistema de gestión de documentos en un entorno digital y aplicado
principalmente al mundo de la empresa (incluidas las PYME, las micropyme y los
autónomos).
Esta familia de normas contribuye
además a frenar el cambio climático al reducir la carga de residuos sólidos de
papel y cartón. Su nivel de importancia
la ha hecho merecedora de estar al mismo nivel de la ISO 9000 (Calidad), ISO 14000
(Medio Ambiente) e ISO 27000 (Seguridad de la Información), con las cuales se
relaciona.
Recuerden esto: mientras sigamos usando impresoras seguiremos usando papel y generando residuos. Tanto si las empresas se unen a este proyecto revolucionario; como si quieren mantener el papel; Kalímacos siempre estará al lado de los que quieran mejorar sus sistemas de gestión. Consúltenos
y les ayudaremos.
