La Ley Orgánica 1/2015 de 30
de Marzo que modifica la Ley Orgánica 10/1995 de 23 de Noviembre del Código Penal
(http://www.boe.es/boe/dias/2015/03/31/pdfs/BOE-A-2015-3439.pdf
) establece novedades en lo relativo al DEBER LEGAL DE CONSERVAR la documentación de cualquier empresa antes
del transcurso del plazo establecido por norma. El motivo principal es disponer
de pruebas o evidencias documentales, tanto en papel como electrónicas, que
puedan aportarse a un juicio en caso de producirse éste (Art.140 L.O. 1/2015).
A raíz de los numerosos casos de
corrupción habidos en España en los últimos años y los que aun están en curso,
el gobierno ha endurecido las penas a los infractores. Cuando se han llevado a
cabo estos juicios se ha percibido la falta de evidencias documentales, tanto
electrónicos como convencionales en papel, por parte de las empresas. (Personas
jurídicas).
La fuga de información confidencia
y de datos personales por medios
electrónicos y telemáticos han posibilitado la aparición del ciberdelito. Para evitarlo
la Ley O. 1/2015 endurece las penas a
los infractores y delincuentes.
Pero además de endurecer las
penas. La Ley tiene un objetivo claro: La necesidad de mentalización por parte
de los responsables de las empresas en lo relativo a la prevención de
delitos por parte de la propia empresa o de sus empleados.
Ética y Jurídicamente es deber de los responsables
de las empresas prevenir el delito, reparar el daño cometido si la
responsabilidad ha sido de la empresa o denunciar prácticas contrarias a la ley
por parte de empleados, responsables, proveedores o clientes.
El deber legal de custodiar toda
la documentación generada o recibida por una empresa en el ejercicio de sus
funciones obliga a los empresarios (este deber ha de hacerse tanto para los
documentos electrónicos/digitales; como para los convencionales en papel,
sonoros o audiovisual):
· Prevención en la
generación y tramitación de documentos, desde su nacimiento hasta que
concluye su vida útil; o según determine la normativa aplicable.
· Prevención en la
conservación, acceso y uso de los documentos durante y después de su vida útil o conforme
determine la normativa aplicable.
· Prevención en la
migración de información/documentos electrónicos a nuevos servidores / repositorios.
· Prevención en la destrucción
física controlada y certificada de documentos en soporte papel o
convencional.
Los plazos de custodia y de
procesos de migración o destrucción se determinan generalmente en función de
norma legal, norma interna de la empresa, o por sentencia judicial. En líneas
generales no hay reglas establecidas. No hay dos archivos (físico y lógico)
iguales, por lo que es complicado establecer reglas comunes para todos:
Hay documentos que por su
naturaleza necesitan conservarse más tiempo porque su fuerza administrativa,
legal o judicial (evidencias) persiste.
Muchos de ellos han de conservarse de forma permanente. Hay documentos que por su naturaleza no es
preciso conservar o el plazo de conservación es corto, porque su fuerza es
menor.
En líneas generales se suele
recomendar conservar todos los documentos de una empresa durante 10 años. A
partir de ahí, habría que realizar una selección (Expurgo) y proceder a
determinar que documentos pueden eliminarse sin problemas y cuales han de
conservarse un tiempo.
Hay documentos, como los
económicos, fiscales o financieros que se recomiendan conservar entre 5 y 10 años. A partir de ahí habría que estudiar la
documentación e igualmente determinar que documentos se eliminan y cuales se
conservan.
Otros documentos tienen una
temporalidad propia: Contratos con proveedores y/o colaboradores, informes
y proyectos técnicos, memorias, contratos de personal en activo,
Documentos básicos de la empresa (constitución y modificaciones posteriores de
su entidad jurídica), etc… Los propios documentos ya indican la temporalidad de
su vigencia.
Finalmente otros documentos instrumentales
como formularios, tablas, cuadros, informes parciales, etc. Pueden eliminarse
(Salvo los que puedan generar responsabilidad jurídica) sin problemas.
Los profesionales de la
documentación recomendamos contar con el asesoramiento profesional. A menudo
estas operaciones de prevención se han realizado sin tener en cuenta las normas
legales y recomendaciones que existen para estos casos. Mucha documentación se ha destruido de forma
arbitraria y sin control. La falta de
espacio físico ha hecho posible que se conserve parcialmente la documentación
en soporte electrónico o digital en los servidores de la empresa y apenas se
conserva nada en los archivos en papel.
Nuestra empresa Kalímacos,
asesora, custodia, digitaliza y destruye documentos de forma profesional. Si está interesado póngase en contacto con nosotros
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mejor solución para que se adapte al ordenamiento jurídico y a las normas
técnicas que le puedan ser de utilidad en el día a día.
