MENSAJE DE AÑO NUEVO

Tras la "Marcha Radestky" de la Filarmónica de Viena - todo un clásico -  comienza un nuevo año. Este 2015 comienza con esperanza de cambio en materia política, económica y social para nuestro querido país. Es como si comenzase una nueva etapa, un nuevo ciclo. Ante el cambio, lo mejor es dar por cerrado, aunque sea psicologicamente, la crisis. Somos conscientes que la crisis sigue instalada en muchos hogares, pequeñas empresas y autónomos, pero muchos preferimos ver la botella medio llena, a verla medio vacía. Anima más y ayuda a ganar en autoestima. 

Para acabar con la crisis, necesitamos ante todo en este año electoral, buenos administradores y buenos gestores en el gobierno. Porque esa debería ser su función. Administrar los bienes comunes a todos los españoles y gestionar de forma eficiente y con calidad los servicios públicos. 

Para lograrlo es imprescindible un cambio en las formas de hacer las cosas. Los políticos deberían ser conscientes del poder que ejercen en la opinión pública. La cuestión que se nos plantean es si ellos actúan por intereses creados, ya sean políticos o económicos; o realmente tienen Sentido de Estado y velan por la ciudadanía en su conjunto. La democracia exige de los políticos, en especial de los que ejercen cargos públicos, tener principios éticos sólidos. No deberían dejarse influenciar por los poderes ocultos, por los lobbies sectoriales o por los intereses de los corruptos. 

Las empresas tenemos también muchos problemas, en especial las que no cotizamos en bolsa y aun más los sufridos autónomos. Nosotros no contribuimos a la expansión de la corrupción, pagamos los impuestos y seguros sociales de nuestros trabajadores.  Sobrevivimos con lo escaso que tenemos a esta crisis impuesta desde los poderes económicos internacionales; porque tenemos conciencia social, creemos estar contribuyendo al bienestar de la población ofreciéndoles  productos y servicios que son necesarios para la vida del ciudadano y el buen funcionamiento de otras empresas. Nosotros creemos en la democracia "social y de derecho" como reza nuestra constitución. 

En esta nueva etapa que ahora comienza, es bueno ser positivos y señalar los propósitos, la hoja de ruta para este año que comienza. Kalímacos, en ese sentido, esta terminando de elaborar su IV Plan Estratégico 2015-2016. 

La actividad de Kalimacos se centrará fundamentalmente en responder a la demanda de mejora de la calidad medioambiental  mediante nuestro servicio de Gestión de Residuos y Reciclaje, incorporando este año otros residuos, además del papel y cartón.  Igualmente recuperaremos nuestros antiguos servicios en el ámbito de la Gestión de Archivos Empresariales  y en el ámbito de la Gestión del Cambio Tecnológico aplicado al ámbito de la documentación y de los archivos.   Como es tradicional en nuestra empresa, también recuperaremos la iniciativa en la promoción de la lectura, el uso de las bibliotecas públicas y el fomento de todo tipo de manifestaciones culturales y estudios históricos. 

En marzo cumpliremos doce años al servicio de nuestros clientes, principalmente en Málaga y Marbella. La Costa del Sol es nuestro ámbito geográfico preferente. También realizamos proyectos por toda Andalucía. En estos años hemos ayudado a gestionar sus archivos y residuos a hoteles, asesorías y gestorías, clínicas, farmacias, laboratorios, empresas logísticas y de transportes, inmobiliarias y construcción, pequeño comercio, colegios y asociaciones profesionales, bufetes de abogados y otros profesionales.  

Generalmente trabajamos con PYME y autónomos. Aunque también hemos hecho trabajos para grandes firmas.  En estos años de crisis debido a la inestabilidad económico-financiera en los Ayuntamientos y otras administraciones o entidades públicas, no hemos aceptado pedidos de ellas; en este año 2015, si el saneamiento de las administraciones va siendo efectivo, nos plantearemos volver a prestar servicios a las administraciones públicas. 

En estos años no hemos contratado a personal cualificado pese a la gran cantidad de currículo que nos llegan a nuestro correo. Uno se queda admirado de la formación, experiencia y el talento que hay desperdiciado en las colas del paro. La cuestión financiera no nos ha permitido incorporarlos como nos hubiera gustado. Esperamos que a lo largo del año podamos llamar a estos trabajadores desempleados altamente cualificados. Pensamos que el gobierno (sea cual sea) debería tener en cuenta la calidad, antes que la cantidad en  el momento de diseñar el marco del mercado de trabajo. 

En cuanto a la investigación y desarrollo, vamos este año a dar un impulso a los proyectos I + D que vayan surgiendo en nuestra área de preferencia que es la gestión de la documentación, la tecnología de la información y los archivos empresariales.  

Por ultimo el agradecimiento especial a cuantos han colaborado a lo largo de estos doce años con nuestra empresa. Un saludo especial a nuestros clientes habituales, a los que nos llaman de forma esporádica y aquellos otros que han confiado en los servicios de nuestra empresa. Igualmente un saludo especial a nuestros habituales proveedores. 

Félix Gómez-Guillamón Werner

Director-Gerente de Kalimacos

¡ A todos Feliz y Próspero  año 2015 !

“Sociedad del Carbono Cero”. II Parte: “Estrategia europea 2020”

“En un mundo en transformación, queremos que la UE posea una economía inteligente, sostenible e integradora. Estas tres prioridades, que se refuerzan mutuamente, contribuirán a que la UE y sus Estados miembros generen altos niveles de empleo, productividad y cohesión social”.

En materia de sostenibilidad, que afecta a los objetivos internacionales sobre cambio climático y protección del medio ambiente,  la UE ha establecido  varios objetivos. Estos se pueden ver en la web: http://ec.europa.eu/europe2020/europe-2020-in-a-nutshell/priorities/sustainable-growth/index_es.htm

 

• Reducción de un 20% de los GEI (Gases de Efecto Invernadero)  para 2020.
•   Aumento en un 20% de la cuota de energías renovables en el consumo final de energía
•  Aumento de un 20% en la eficiencia energética

Para lograr estos objetivos se debe actuar en dos frentes:

  

•  la “mitigación”: Mediante nuevos sistemas que nos ayuden a gestionar mejor la energía que consumimos para evitar contribuir en la emisión de GEI a la atmósfera.

• La “adaptación”: Establecer con carácter europeo una nueva política energética en cuanto a su aplicación a los procesos productivos. Las empresas deberán adaptarse a esta política energética.

Muchos pueden pensar que  el cambio de energía y su adaptación tecnológica resultará cara al bolsillo del ciudadano, de las empresas o de los estados europeos. La fuerte competencia con China o Estados Unidos podría poner en serio peligro la estabilidad económica comunitaria. Sin embargo se han hecho estudios que  dan datos muy relevantes y positivos:

•  Ahorro de 60.000 M € en la compra de petróleo y gas a un país productor (2014-2020)
•  Reducción de la dependencia exterior. Las renovables se adaptan a los recursos locales existentes.
• Aumento del PIB europeo del 0,6% al 0,8%
• Aumento del número de puestos de trabajo, dado que la energía renovable estimula la creación de nuevas empresas de forma sostenible.
• Cumplimiento con los objetivos internacionales en relación con el cambio climático.
• Resultado: Obtenemos un mayor beneficio a un menor coste con esta estrategia.

Se trata de una estrategia ambiciosa y también muy compleja en su aplicación, sobre todo si tenemos en cuenta las difíciles relaciones entre los países y el escenario actual de la crisis económica. Pero si realmente sale adelante habremos dado un paso de gigantes. Estaremos en la  buena senda para cuidar nuestro planeta. 

Además de las cuestiones políticas, el ciudadano debe concienciarse que se trata de una cuestión ética y en consecuencia deberá asumir su responsabilidad en el ámbito que le corresponda.

“Sociedad del Carbono Cero”. I Parte.

En los últimos meses se han producido diversos acontecimientos internacionales relacionados con la gestión del medio ambiente. La reducción de las reservas de energías fósiles o basadas en carbono en todo el planeta, ha llevado a Naciones Unidas y a la mayor parte de las organizaciones supranacionales a plantearse en serio el objetivo de alcanzar una “Sociedad del Carbono Cero”.

La comunidad científica ha alertado de las consecuencias nefastas que tendría el planeta para el desarrollo de los organismos vivos que en él habitamos,  en caso de no reducir  los “gases de efecto invernadero” (GEI) de manera drástica y real. 

Los “lobbies” de la energía presionan habitualmente para que los gobiernos no renuncien a su materia prima básica, es decir: las energías fósiles no renovables. Así mismo presionan para que las empresas de energía renovable no se conviertan en competidoras. Para poner un poco de orden, la comunidad internacional optó hace años por utilizar las cuotas de emisión de GEI, establecidas para cada estado, como si fuera una mercancía.

La compraventa de cuotas  ha generado un mercado energético de carácter especulativo en las bolsas internacionales.  Los grandes emisores de GEI: Estados Unidos, Rusia y China,  han estado negándose a asumir mayores cuotas y en consecuencia – presionados por los “lobbies” energéticos – boicoteando cualquier aumento de su cuota  o imposición que se le hiciera a escala internacional. 

Convertir en mercancía las cuotas ha supuesto un retardo en los objetivos internacionales de reducción de GEI a la atmósfera. La capa de ozono se ha visto reducida en muchas partes del planeta y la calidad del aire que respiramos ha empeorado en las últimas décadas. En los polos, los glaciares están disminuyendo, el clima del planeta está cambiando a pasos agigantados.  Este cambio está afectando ya a los ciclos vitales de los seres vivos, incluido a la especie humana. También está afectando a los ecosistemas del planeta. 

En esta visión aparentemente apocalíptica, hay razones que nos llevan a muchos a optar por mitigar el deterioro. La emisión de GEI a la atmósfera tiene un origen de tipo humano según los expertos. Por tanto los seres humanos tenemos la responsabilidad ética de  lograr una “Sociedad de Carbono Cero”  partiendo de una respuesta global que debe afectar tanto a los operadores empresariales responsables de las emisiones GEI; como a los gobiernos y a los propios ciudadanos. 

El reto debe plasmarse a escala local, familiar y personal. Tenemos que cambiar nuestra forma del ver el planeta, nuestros hábitos de consumo y concienciarnos de la realidad medioambiental en la que vivimos.

En este link podréis ver de forma clara todo lo relacionado con este tema. Así como información general sobre la última cumbre sobre el cambio climático celebrada por la ONU recientemente: 

 http://www.un.org/es/climatechange/summit2014.shtml

23 de Abril. Dia Internacional del Libro y las Bibliotecas

El próximo día 23 de abril se conmemora el aniversario de la muerte de dos grandes genios de la literatura universal: William Shakespeare y Miguel de Cervantes Saavedra.

Con motivo de esta efemeride, en Madrid, Barcelona y en muchos otros lugares se celebran jornadas de puertas abiertas en las bibliotecas públicas,  certámenes literarios, exposiciones y ferias relacionadas con el mundo del libro, las bibliotecas y la lectura.

Un libro, ya sea en papel o electrónico, es un medio eficaz para favorecer el acceso al conocimiento; pero también para mejorar la comunicación, el diálogo, el encuentro entre personas y culturas diversas. Comprar libros estimula la creatividad de sus autores, es un estímulo al desarrollo de la cultura y de la democracia.

Es también una inversión de futuro a nivel económico tanto para el comprador, como para el vendedor. Los libros en tiempos de crisis pueden ser una tabla de salvación para muchas familias. Viejos libros que ya nadie lee, pueden venderse en las librerías de segunda mano y de ocasión a un buen precio.Y los que no se puedan vender pueden reciclarse y ganar un dinero extra con la venta del papel resultante a través de las empresas y organizaciones autorizadas.  Los e-book son hoy otra formula de ahorrar sin dejar de leer. Bajarse un e-book (de pago) es muy económico.

En nuestra empresa ayudamos a vender sus libros y/o bibliotecas previa tasacion. Gestionamos el reciclaje de sus libros y enciclopedias en papel. También buscamos los libros que precisa  y gestionamos su compra. Ponte en contacto con nosotros: www.kalimacos.com

¡ Unete en abril a la gran fiesta del libro y las bibliotecas!

Los buenos propositos del año

Comienza un nuevo año  y todos tenemos muchas ilusiones, esperanzas, alegria y buen rollo. A veces comenzamos de forma muy rápida queriendo hacerlo todo de golpe y sin darnos cuenta de la realidad. 

El final de 2013 se saldó con el anuncio gubernamental de la pronta "salida del tunel"  y el comienzo de la recuperación económica.  Sin embargo hay que señalar que si bien es cierto que en términos macroeconómicos  va bien la cosa; esa situación no tiene su reflejo en términos microeconómicos.

A mi juicio, y es una opinión personal, el capital disponible se encuentra actualmente concentrado en pocas empresas, como por ejemplo las compañías de electricidad y gas, o las de telecomunicaciones. Supongo que sus accionistas tanto los mayoritarios (Grandes empresas y fondos de inversión internacionales), como los minoritarios (pequeño accionista ahorrador) estarán muy contentos, y yo sinceramente me alegro por ellos, han logrado sus objetivos.

Sin embargo esta alegría  de unos pocos contrasta con la tristeza de muchos trabajadores, proveedores y clientes de esas mismas empresas que dominan el mercado. En el dogma capitalista (de tipo especulativo) el lema es "obtener el máximo beneficio al mínimo coste".

Los principales costes de cualquier empresa son por lo general por este orden: Personal, energía, transporte e impuestos.  Reducir estos costes implica que los trabajadores ven reducido su salario y el valor de sus futuras pensiones; reducir el coste energético y de transportes, implica reducir la infraestructura esencial de la producción, lo cual tiene su consecuencia en la calidad de los productos. Reducir la carga fiscal implica reducir la capacidad de un estado para invertir en bienestar social y en la salvaguarda de los derechos civiles. 

Hasta hace algunas décadas España era un país productor  y se vendían fuera los excedentes que generaba de forma natural. Pero de un tiempo a esta parte España ha dejado de producir, favoreciendo la deslocalización de las empresas y encaminando a la población activa disponible  a una situación de desempleo y al regreso de la emigración. El sector servicios se tragó literalmente a los sectores agrarios  e industriales productivos.

Cual ha sido el resultado: Se ha paralizado el consumo, hay menos dinero en los bolsilllos de las familias y las pequeñas empresas. Al no haber demanda, la producción se paralizó y el desempleo hizo su aparición. Las empresas minoristas no pudieron hacer frente a los mismos gastos y por tanto muchas de ellas cerraron. Esto significa que el estado dejó de ingresar dinero procedente de las contribuciones fiscales de las empresas y de las aportaciones a la Seguridad Social por parte de los trabajadores.

Esto es debido a que el dinero que era de las familias y pequeñas empresas, que estaba depositado y disponible en los bancos y cajas de ahorros antes de la crisis, fue usado de forma irregular por la dirección de la banca.

Normalmente la banca prestaba dinero o concedía créditos en función de sus beneficios, no del capital depositado en el banco, que no era suyo, sino del depositante (familias y empresas).  Con la burbuja inmobiliaria, los bancos creyeron ver en la construcción un buen negocio que le reportaría cuantiosos beneficios.  Por ello se dedicó a conceder préstamos y líneas de crédito sin límites a estas empresas constructoras. Creían que con la venta de viviendas, recuperarían la inversión y la aumentarían.

Cuando las empresas contsructoras pasaron a vender las casas, se encontraron con la desagradable noticia que no se vendían las casas, porque simplemente no había clientes interesados. No se había hecho un serio estudio de mercado. La sobreoferta  inició una guerra de precios entre las inmobiliarias.  Los bancos ayudaron a las empresas para recuperar la inversión, concediendo hipotecas también sin límites a los potenciales clientes. Al no venderse nada, la burbuja estalló y produjo la crisis que hemos o estamos padeciendo desde entonces. Los bancos se endeudaron para reponer los depositos utilizados de sus clientes; las empresas se endeudaron para hacer frente a los costes y los potenciales clientes quedaron hipotecados de por vida.

Todo esto se podía haber evitado si se hubieran observado los límites tanto legales, como económicos y sobre todo éticos.

Volviendo al principio. Salimos del tunel a niveles macroeconómicos, pero a un gran coste humano a niveles microeconómicos.  Coste que no debía haberse producido si se hubieran hecho bien las cosas desde el principio, si se hubieran aplicado  los valores y principios éticos.

Pero seamos positivos como propone el Gobierno. Llegamos al final del tunel y ¿Ahora qué? ¿Regresamos a un modelo económico basado en la especilación, en la cultura del pelotazo, en el neoliberalismo agresivo made in USA, dejamos que la corrupción siga campando a sus anchas, mantenemos las oligarquías y oligopolios financieros, creamos nuevas burbujas?¿A dónde vamos, cuál es la hoja de ruta?

Mi propuesta y la de muchos simples ciudadanos es regresar al modelo productivo y abandonar el concepto de especulación. Producir sólo lo que realmente nos hace falta para tener estabilidad, bienestar y felicidad; si se generan excedentes de forma natural  proceder entonces a su venta. Las empresas deberían ajustar su oferta a la demanda real, ajustar sus gastos en función de los ingresos. Tratar de generar fondos propios y no acudir al crédito externo, salvo en casos muy extremos.

Los límites los ponen la ley y la ética. La responsabilidad social de una empresa no atañe solo al trato con trabajadores y proveedores, atañe a la sociedad en su conjunto.  Los valores y principios éticos son fundamentales para asegurar la convivencia, el bienestar y la prosperidad de la sociedad en su conjunto. Las empresas forman parte de la sociedad y por tanto es deber ético de las empresas contribuir a estos valores sociales que acabo de mencionar. No solo económicamente (Impuestos, aportaciones Seguridad,etc) sino aportando productos buenos, útiles y de calidad a los ciudadanos.  Hay que ser generosos con los ciudadanos.

A nivel politico hace falta también una completa regeneración de los principios que definen el "contrato social" y las relaciones entre gobernantes y gobernados. El sistema decimonónico parlamentario basado en la representación politica de los ciudadanos, que dió origen a los partidos políticos y a las ideologías contemporáneas, esta en opinión de muchos en fase de extinción.  Si observamos la situación politica no institucionalizada, a nivel de calle para entendernos,  podemos observar como han surgido en los últimos años nuevas formas de hacer politica. 

Han surgido asociaciones y plataformas ciudadanas que sin una ideología homogénea o programa político alguno,  se reunen espontáneamente a través de las redes sociales  en asambleas y deciden directamente de forma conjunta y en red. No necesitan intermediarios, cada ciudadano individualmente considerado y conforme a sus propias convicciones personales,  ejerce como orador público, su voz y su voto cuenta.  En cierta forma es el regreso al "Agora" griega, a la plaza pública donde todos los ciudadanos libres y de forma voluntario contribuía en la medida de sus posibilidades, capacidades, experiencia o formación al sostenimiento de la ciudad-estado.La  "Aldea Global"  se encamina a formar la nueva "Ciudad-Estado".

Me gustaría que en el 2014 sea el año de los ciudadanos y de los grandes cambios que diseñen un nuevo orden global. "Que todos ganemos y que nadie pierda", este debería ser, sin duda, el lema para este año.

Feliz y próspero año nuevo a todos y todas.

¿Conservamos bien los documentos en un entorno digital?

A menudo la actividad ordinaria de nuestra empresa nos absorbe y  es habitual que no  tengamos en cuenta los detalles o cuestiones de índole secundaria. Vamos a lo práctico, directo y rápido. 

Sin embargo cuando cambian las situaciones, por ejemplo cambios de personal, se nos pueden presentar algunos problemas sobre los que no habíamos pensado solución o establecido una alternativa. Es entonces cuando nos fijamos en los detalles y vemos la importancia que tienen realmente en la actividad general de nuestra empresa.

En mi experiencia profesional me he encontrado con estas situaciones en las oficinas de mis clientes.  Cuando un personal se marcha, a menudo se va también con él/ella la información que ha utilizado o el medio para acceder a esa información relevante para la empresa.  La práctica habitual de borrado de ordenadores o el cambio de ordenador con cada nuevo personal lo que provoca es generar una mayor confusión y pérdida de información.  Pérdida que a menudo se traduce en pérdida de tiempo y costes añadidos.

A menudo las copias de seguridad las realiza la empresa con carácter periódico y dichas copias son transferidas a los data center propios o contratados para su conservación.  Pero dicha migración se realiza a menudo sin una selección previa de los archivos y documentos, con lo que al data center llega información relevante, información accesoria e información irrelevante, todo junto, sin orden, ni concierto. Cuando el nuevo personal quiere acceder a dicha información  se encuentra con un mar de carpetas, archivos y documentos sin ningún orden. Lo mismo se encuentra un contrato o una factura; que la copia de un ejemplar del BOE; o la foto de primera comunión de la hija/o del antiguo/a trabajador/a.  Buscar una información concreta en tal desbarajuste es misión imposible. Pérdida de tiempo traducida en coste añadido.

 En España estamos habituados a mantener relativamente bien organizada la documentación física en soporte papel. Sabemos donde está y como acceder a la información.  Pero aún no estamos habituados a proceder de igual forma en el entorno digital. Seguimos considerando al documento electrónico/digital como un objeto extraño y distinto de un documento en papel. 

Cambia el soporte y la forma de producirlo; pero el contenido de los documentos y los efectos económicos-jurídicos-administrativos derivados del contenido, siguen siendo los mismos. Una factura digital tiene el mismo efecto que una factura en papel. Sigue siendo una factura.

De la misma forma que cuando ya no usamos los documentos en papel o estos han perdido su vigencia, o bien se mandan destruir previa selección, o bien se acumula en el “archivo” de la empresa; En el entorno digital hay que seleccionar igualmente las carpetas, archivos y documentos que sean relevantes y en uso, de aquellos otros accesorios o irrelevantes para el normal funcionamiento de la empresa. De esta forma, las copias de seguridad llegarán al data center limpias de documentación irrelevante o accesoria.

 Si normalizamos este procedimiento, cuando un nuevo personal se incorpore a la empresa, podrá ponerse a trabajar de forma inmediata desde donde lo dejó el personal anterior.  De igual forma, si la información manejada por el anterior personal es requerida, por ejemplo judicialmente, con valor probatorio, el proceso de búsqueda y recuperación será sin duda más rápida y el contenido de la información, el requerido.

Para la empresa usar procedimientos de gestión de la información en un entorno digital supone ventajas a corto y largo plazo.  A corto plazo facilita y agiliza la gestión ordinaria de la empresa; a largo, puede obtener información relevante que podría servir para realizar estadísticas históricas, memorias, informes económicos-comerciales, etc.  Mantener en buena disposición la información relevante supone ahorro de tiempo y dinero.  Es una manera eficaz  de mostrar la calidad de su gestión, de cara a sus promotores o accionistas, empleados y a sus clientes. La gestión de información tiene en realidad un valor estratégico de primer orden en la empresa.

En la actualidad existen infinidad de sistemas englobados y aplicaciones informáticas en el concepto de “gestión de documentos e información”, también en la gestión de los archivos empresariales. Nosotros en Kalímacos ofrecemos la posibilidad de acompañamiento  y/o formación personalizada para dotar a su empresa de un sistema de información adaptado a su economía, deseos y necesidades reales.  Al tiempo que le ayudamos a que cumpla con las normativas legales y técnicas  que les pudieran afectar.  

Pero lo importante no es crear un sistema “de manual” que luego no se aplique o no se pueda aplicar, porque cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia. Tampoco es importante tener un bonito certificado enmarcado en la sala de espera de la oficina, mejor poner un cuadro.  Lo importante realmente es mentalizarse. Hay que trabajar con criterios de calidad  y asumir la cultura de la calidad como algo natural, no impuesto u obligatorio, de la propia empresa. Esa es nuestra misión en el acompañamiento.

Nosotros acompañamos; no auditamos, examinamos o imponemos nada extraño a la actividad normal de la empresa.  El acompañamiento tiene como objetivo cambiar hábitos nocivos y potenciar otros que ya forman parte del trabajo diario habitual. Queremos ayudar a la empresa, no complicarle la existencia. Esa es nuestra motivación.

Somos conscientes del momento económico y financiero que viven las Pyme y los autónomos, por lo que hemos optado por adaptar nuestros servicios a la microeconomía de nuestros clientes, dando facilidades de pagos aplazados o establecimiento de cuotas fijas periódicas adaptadas a sus posibilidades.

Si desea que le ayudemos o más información, póngase en contacto a través de  www.kalimacos.com  con nosotros. Estaremos encantados de acompañarles. 

Nuevos horizontes en la gestión de documentos y archivos ISO 30300

Hasta la irrupción de Internet en nuestras vidas, la actividad profesional, empresarial y humana se reflejaba en documentos en soporte papel.  La acumulación de dichos soportes era un quebradero de cabeza para la mayoría de las empresas y despachos profesionales, también para una familia.

La ocupación de espacios era -y por desgracia sigue siendo- el gran problema a resolver. Muchos pensaron que con la aparición del documento electrónico y de aplicaciones especializadas se iba a reducir el papel, la realidad es que lo ha multiplicado, gracias a la práctica de imprimirlos en papel.

Teniendo en cuenta los sistemas educativos y las prácticas empresariales dominantes en el siglo XX se puede entender que el usuario de documentos electrónicos prefiera leerlo en papel que en pantalla. Esa es una de las causas principales de la multiplicación del documento en soporte papel.

Pero también habría que señalar la lentitud en la incorporación al entorno digital de la administración pública española. A finales de siglo XX la ratio para España estaba en: 80% documentos electrónicos y 20% documento convencional.  Este 20% residual se debía casi en un 80% a documentos relacionados con gestiones con las Administraciones públicas por parte de profesionales y empresas. 

En la década que llevamos del siglo XXI  los esfuerzos por reducir el analfabetismo digital por parte de los poderes públicos y empresas ha sido encomiable.   También la Administración pública está haciendo un esfuerzo titánico por romper los modelos procedimentales del siglo XIX,  para adaptarse al siglo XXI, aunque aún queda tiempo para ver resultados.  La política medioambiental y de calidad empresarial también está dando resultados en lo tocante a generación y uso de documentos.

Pese a todo ello, aún se sigue produciendo documentos en papel en cantidades ingentes y su acumulación genera numerosos problemas a las empresas productoras; mucho más en época de crisis como la que estamos viviendo.

La comunidad profesional de archiveros y/o gestores de documentos considera que para evitar estas situaciones lo primero que hay que evaluar es el propio sistema de gestión de documentos de la empresa. Es decir, como se generan, circulan, modifican y conservan los documentos  a lo largo de su ciclo vital.

Como todo sistema de gestión empresarial existen normas técnicas internacionales (ISO) o nacionales (UNE) que nos muestran la hoja de ruta a seguir. Además de las tres “familias” de normas ISO conocidas: Medio Ambiente, Calidad y Seguridad de la Información; se está gestando en estos momentos la cuarta norma que establece el sistema de gestión documental, orientado al entorno digital y al mundo empresarial principalmente.  Esta nueva “familia” de normas es la ISO 30300 cuya primera parte está ya disponible en www.aenor.es .

Estas normas parten de las siguientes preguntas: ¿Qué información necesitamos realmente en nuestra actividad diaria? ¿Qué información es realmente relevante, importante para nuestro negocio? ¿Como conservamos esa información relevante a corto, medio y largo plazo? ¿Cómo la transmitimos y utilizamos?

La información relevante es en esencia el contenido del documento. Por ejemplo una relación contractual queda reflejada en un contrato. El pago de un servicio queda reflejado en una factura. La actividad técnica queda reflejada en un proyecto, un informe o una memoria. Los datos comerciales de un cliente quedan reflejados en la base de datos de clientes o en el expediente de un cliente.

El valor dado a la información relevante es el que determinará su conservación o eliminación, así como los plazos de permanencia en el archivo empresarial. Algunos documentos deben conservarse porque así lo determina la ley; en otros, porque el acto reflejado o la información relevante sigue teniendo vigencia y/o está en uso; en otros porque la información puede ser reutilizada, como fuente de información, para otros fines distintos de los que motivaron su creación.

La hoja de ruta parte del diagnostico inicial del archivo empresarial por parte de un profesional.  Este profesional analizará sus debilidades y amenazas con el fin de actuar sobre los problemas principales. Pero también comprobará lo positivo del sistema empleado y que elementos habría que potenciar.  Los resultados de esta actividad quedarán reflejados en un plan director para el diseño de un Sistema de Gestión Documental y de Archivos.  Hay que indicar que el diagnóstico no solo se centrará en aspectos relacionados con el archivo físico, sino con el sistema empleado para la generación, circulación y conservación del archivo en soporte electrónico.

 Las soluciones en cuanto a eliminación pasarían por una selección previa y controlada de la documentación que se pretende eliminar; así como de determinar el proceso a seguir.  En cuanto a la documentación conservada, hay dos opciones: conservarla in situ, es decir en la misma oficina y/o servidores propios (Copias de seguridad); o bien encomendarle la custodia de los documentos a una empresa externa especializada tanto en la custodia de fondos documentales en papel, como copias de seguridad en data center externos.

La tecnología esta avanzando para solucionar problemas de conservación o gestión ordinaria y hábitos nocivos en relación con los documentos de una empresa, como por ejemplo: el uso de tablets para la lectura de documentos electrónicos, con pantallas que descansan la vista o el transporte de documentos en la memoria de los móviles para tenerlos siempre disponibles en cualquier lugar. La tecnología de los apps de los Smartphone (Teléfonos móviles inteligentes) está posibilitando nuevos entornos de gestión de documentos.

La sustitución de dispositivos de almacenamiento digital convencionales por aplicaciones en la red (La Nube) o incluso el regreso de la microfilmación, se está observando como alternativas al CD, DVD, disco duro extraíble o pen drive, tanto para la conservación como para el trabajo diario con documentos.

La nueva familia ISO 30300 está adaptada para poder afrontar los cambios tecnológicos que pudieran generarse en los próximos años. A partir de esta norma la archivística está en fase de renovación profesional incorporando el nuevo entorno, la tecnología y las nuevas formas de trabajar en las empresas y administración pública. Kalímacos forma parte del equipo redactor de estas normas. Contamos con profesionales. www.kalimacos.com