El problema de espacio en las oficinas. ¿Qué hago con el archivo?

Uno de los problemas más  recurrentes que nos estamos encontrando últimamente  en Kalímacos es el del espacio para albergar el archivo físico en soporte papel.  Mucho más en esta época de crisis económica en la que hay que reducir gastos y rentabilizar el equipamiento e infraestructuras de las oficinas.

Muchos de nuestros clientes han tenido que cambiar de oficina, generalmente de grandes espacios a pequeños espacios.  Por simple economía de espacio físico, han tenido que desprenderse de mobiliario, equipamiento y gran parte del archivo empresarial, para acomodarse a la nueva oficina.

Ante este problema, el de desprenderse del archivo físico, reaccionan de muchas formas. Los hay minimalistas, que desean destruir todo el archivo físico y tenerlo únicamente en formato digital o accesible por medios electrónicos en la famosa y virtual  “nube”. Otros  en cambio sufren algo parecido al Síndrome de Diógenes que les lleva a coleccionar documentos de forma compulsiva y se niegan a destruir una sola hoja de papel. Es casi un sacrilegio para ellos.

 Otros están en la duda permanente, en el “y si pasa algo” o el “No me atrevo”. Entre duda y duda acaban por guardar todo o destruir todo, sin término medio.  Otros enarbolan la bandera de la legalidad (véase LOPD) en torno al mantra conservar todo que tenga menos de “5 años” alegando que es eso lo que dispone la ley, alimentando con ello la leyenda urbana.

En el mundillo de los archiveros tenemos soluciones para todos los gustos, desde alimentar las Hogueras de San Juan con los archivos, hasta construir esculturas con papel maché procedente de los archivos.

Bromas aparte, normalmente hay cuatro soluciones (las llamadas “cuatro patas de la profesión”):

•  Organización y racionalización en el uso de documentos en papel (“La oficina sin papeles”) para evitar su multiplicación y volumen físico.
•  §  Guarda y custodia externa de los documentos. Con lo cual te quitas los documentos de la oficina, pero los tienes guardados por si te hacen falta algún día.
•  §  Destrucción de documentos. Es la forma más habitual, pero tiene el riesgo de destruir documentos que a priori no son necesarios en el día a día, pero que pueden ser necesarios posteriormente si previamente no se ha hecho un estudio.
•  §  Digitalización de documentos. Es la forma que está en boga en los últimos años. La tecnología digital ha evolucionado muy rápidamente y está empezando a sustituir al papel en cuanto a la generación de documentos originales. Pero tampoco es la panacea, sobre todo cuando de trámites administrativos en el sector público se trata.

Cuando alguien tenga este problema de espacio lo primero que tiene que hacer es acudir a un experto en archivos o en gestión documental, quien tras valorar el archivo profesionalmente te indicará que puedes hacer concretamente. Que documentos debes guardar, cuales tirar, cuales digitalizar y como puedes organizarte para evitar complicaciones mayores.

En cuanto a la legalidad en relación a la conservación de la documentación en papel y/o digital hay mucha jurisprudencia, que por motivo de espacio no se puede exponer en este blog. 

Básicamente tenemos que ver el valor que le damos a los documentos:

§  Tenemos documentos que usamos habitualmente, que son necesarios, que nos hacen falta para realizar trámites ante la administración pública o  que forman parte de un proyecto técnico que estamos llevando  a cabo en estos momentos. Nos gusta tenerla a mano y accesible. Operativamente la praxis nos lleva a usar preferentemente el documento electrónico, porque es más cómodo para modificar y comunicar. Lo guardamos en nuestros dispositivos electrónicos y estos están accesibles en cualquier lugar y en tiempo real.

§  Tenemos otros documentos que no usamos habitualmente pero que son importantes para la acreditación de la empresa ante si misma y ante terceros: Constitución de la empresa, libros de contabilidad, registros, documentos fiscales, expedientes de personal, etc.

§  Tenemos otros documentos que no usamos habitualmente pero que pueden ser interesantes conservar como fuente de información: Proyectos técnicos finalizados, expedientes singulares que aportan mucha información, documentos que pueden ser de referencia para procesos posteriores, etc. Son documentos que reflejan la memoria de la actividad empresarial.

Estos documentos tienen más valor para nosotros que otros documentos porque ayudan a definir la estrategia de la empresa, dan valor a su trabajo y proporciona los fundamentos de nuestra visión empresarial.

Esta documentación debe conservarse siempre en soporte papel e incluso conservar copia de seguridad en forma digital, para preservarla a largo plazo.  Legalmente  el Código de Comercio (art. 30.1 http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627 ) establece 6 años para  la conservación de estos documentos. Nosotros recomendamos 10 años como mínimo. 

El resto de la documentación de la empresa, que tiene menor valor para nosotros, puede eliminarse previo estudio que determine que documentos pueden destruirse sin problemas ni riesgos y cuales han de conservarse. Dependiendo de los documentos los plazos de conservación  pueden variar.