La batalla contra el papel

Desde la lejana “Cumbre de la Tierra de Río de Janeiro” (1992) uno de los aspectos más difíciles de solucionar  ha sido la gestión de los residuos generados por los seres humanos, las ciudades el comercio y  la industria. Hasta entonces la solución era guardarlos, almacenarlos, quemarlos o enterrarlos.  Pero aquello agravaba aún más la contaminación, con las consecuencias  negativas inherentes para el medio ambiente y la salud del ser humano.

A partir de estas premisas tanto Naciones Unidas  como organismos como la Unión Europea y los gobiernos nacionales, han elaborado  programas y planes para  buscar nuevas soluciones.

Una de las ideas centrales era  muy simple: no producir el residuo o reducirlo  a límites  razonables y saludables para el medio ambiente (Las conocidas como cuotas medioambientales).

En el ámbito de las oficinas de PYME y despachos profesionales  los residuos principales son los derivados de sus actividades administrativas y de dirección. Los residuos comunes son los generados por los sistemas informáticos (Hardware y tintas de impresoras), por el mobiliario utilizado y sobre todo por el uso diario de papel.

La Ley 22/2011 de residuos y suelos contaminados, http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/29/pdfs/BOE-A-2011-13046.pdf  considera que el papel es un residuo no peligroso por si mismo.  Sin embargo la acumulación de papel y los componentes químicos de fabricación, así como de las tintas empleadas, si pueden llegar a contaminar el medio ambiente (incluyendo los “ecológicos o reciclados”).  Por ello requieren un tratamiento especializado realizado por empresas especializadas en dicho tratamiento.

Hoy la mayoría de las empresas ya están concienciadas de buscar una solución a los residuos de papel y cartón. Las recomendaciones profesionales y gubernamentales van en la línea de acabar con el uso del papel, sustituyéndolo por el documento electrónico y/o digital.  Sin embargo aún queda mucho por hacer.

La solución más frecuente es el  envío de sus documentos en papel a empresas especializadas –como Kalímacos- para su eliminación y posterior reciclaje. Sin embargo aún hay muchas empresas que por desconocimiento no saben donde acudir, ni conocen cuales son sus obligaciones en esta materia, ni conocen el entorno del reciclaje de papel.

Para aclarar el contexto se añaden a continuación una serie de definiciones y explicaciones:

a) Propietarios de documentos: Los documentos forman parte del patrimonio de una empresa o de un profesional. Por tanto son de su propiedad y responsables de los mismos ante la ley.

b) Custodios o poseedores de documentos: Los propietarios de documentos (empresas, profesionales) pueden custodiar en sus propias oficinas los documentos o encomendar este servicio a una empresa especializada.  En este caso la propiedad cede temporalmente la custodia y responsabilidades a la empresa prestataria mientras dure la  relación contractual.

c) En cuanto a la destrucción de documentos en soporte papel:

c.1. Responsabilidad. Corresponde al propietario de la documentación (empresa, profesional) decidir que documentación, conforme a la ley, puede destruirse y cómo se debe llevar a cabo dichas operaciones. Por tanto es el propietario el máximo responsable de la destrucción.

c.2. Agente. Toda persona física o jurídica que organiza la valorización o la eliminación de residuos por encargo de terceros, incluidos los agentes que no tomen posesión física de los residuos.

c.3. Gestor de residuos. La persona o entidad, pública o privada, registrada mediante autorización o comunicación que realice cualquiera de las operaciones que componen la gestión de los residuos, sea o no el productor de los mismos.

«Gestión de residuos»

 La recogida, el transporte y tratamiento de los residuos, incluida la vigilancia de estas operaciones, así como el mantenimiento posterior al cierre de los vertederos, incluidas las actuaciones realizadas en calidad de negociante o agente

(Ley 22/2011. Art.3.m).

c.4. Centro de tratamiento. El lugar donde se elimina físicamente la documentación, se valora el residuo resultante o reciclado y se decide su reutilización.

«Reciclado»

Toda operación de valorización mediante la cual los materiales de residuos son transformados de nuevo en productos, materiales o sustancias, tanto si es con la finalidad original como con cualquier otra finalidad.

(Ley 22/2011. Art.3.t).

Hay que señalar que suele ser frecuente que el agente, gestor y responsable del centro de tratamiento no sea la misma persona, física o jurídica. Sino que cada fase del proceso sea gestionado por diferentes personas, físicas o jurídicas.

En ocasiones el agente asesora a la empresa propietaria y explica la forma como puede destruir los documentos, así como la periodicidad (Calendarios) y/o la temporalidad en cuanto a la permanencia de documentos en las oficinas. Para entendernos el consultor o archivero profesional.

El gestor es quien se encarga de retirar, transportar y depositar los documentos en los centros de tratamiento, propio o ajeno,  es el técnico u operario en este servicio.

El centro de tratamiento es quien recibe los documentos, los valora y clasifica, almacena provisionalmente, procede a la eliminación física de los documentos y el posterior reciclaje de los subproductos resultantes (balas o pasta de papel).

c.5 Proceso documentado. Para verificar cada operación y tarea de esta naturaleza se exigen  documentos que acrediten:

                1.  Autorización del propietario

                2. Verificación documental de cada paso del proceso. (Seguimiento interno de la empresa o profesional prestatario)

                3. Verificación documental en cumplimiento con la  LOPD por parte del personal asignado durante todo el proceso. (Seguimiento interno de la empresa o profesional prestatario)

                4. Certificado que acredita el cumplimiento con la Ley 22/11, LOPD y normativa aplicable a este proceso en todas sus fases. (Certificado de destrucción)

Estas explicaciones son válidas para el sector privado. El agente encargado de organizar este proceso, asesorará convenientemente a los propietarios sobre la mejor manera de llevar a cabo este proceso: Selección de documentos a destruir, su valoración, temporalidad, transporte, centro de tratamiento…

Recomendaría a los propietarios de documentos que antes de proceder a pedir presupuestos a varias empresas, se asesoraren previamente con un asesor profesional (Gestor documental o archivero profesional)

No todos los documentos son susceptibles de ser eliminados. No se dejen guiar por el mantra de los famosos  5 años esto es, en parte, leyenda urbana. Tampoco está clara la validez del documento electrónico o digitalizado, original o copia,  firmado electrónicamente ante un juez o autoridad competente. Conviene también no perder determinados documentos cuyo contenido puede resultar útil a la empresa o para ver un periodo concreto o a la hora de hacer una memoria de la empresa o una estadística.

Si desea más información o el asesoramiento de un agente no dude en contactar con nosotros www.kalimacos.com

Informe sobre la reforma de las administraciones públicas

La pasada semana el Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, Cristóbal Montoro Presentaba el informe sobre la reforma de las Administraciones Públicas.  Este informe es el documento base para impulsar desde las AA.PP. la necesaria reforma. 

http://www.seap.minhap.gob.es/dms/es/index/bannersTematicos/INFORME-LIBRO/INFORME%20LIBRO.PDF

El desarrollo de la tecnología digital en las dos últimas décadas ha sido muy rápido y en la actualidad está plenamente implantada en la mayoría de las empresas privadas y hogares españoles.  Muchas empresas y ciudadanos comenzaron a tener problemas con la burocracia no tecnológica convencional del sector público. El ritmo de implantación y uso de la tecnología digital en  el sector público español ha sido muy lento, en unos casos por la dispersión y la falta de conocimientos; en otros por una legislación anticuada que reflejaba –y aun refleja- usos y costumbres administrativos propios del siglo XIX.

En nuestro entorno (UE, OCDE) el grado de automatización de los servicios públicos y el modelo de gestión empleado por las administraciones públicas ha sido mayor que en España. Nuestro país simplemente se ha quedado atrás y ello ha generado numerosos problemas tanto al propio funcionamiento de la administración; como a los servicios prestados a empresas y ciudadanos. Urgía por tanto una reforma en profundidad de nuestra administración pública para adaptarla a los modelos de gestión y prestación de servicios del siglo XXI con carácter transversal y general. Era algo que venía pidiéndose desde  hace años.

El gobierno aprovecha para introducir mecanismos de racionalización y simplificación administrativas con el fin de mejorar los resultados económicos en relación con el gasto de la administración y servicios públicos.

El modelo de gestión que proponen los redactores del informe se basa en el trabajo transversal y en el trabajo en red usando para ello las tecnologías disponibles.  Como afirma en la página 35 “la administración electrónica no solo persigue hacer lo mismo a través de internet, sino también usar internet para hacer cosas nuevas”. Ya no se trata solo de hacer la típica página web corporativa con más o menos complementos; sino utilizarla como oficina y/o plataforma de comunicación directa entre la administración y el ciudadano.

A efectos de interés para nuestra empresa y para el sector de la documentación, podemos destacar algunos elementos de interés:

§  “Estandarización” (véase Normalización) de las TIC usadas en las AA.PP. a través del CIO (Chief Information Office).  Armonización de los distintos, hardware, software y aplicaciones utilizados, frente a la disparidad e incompatibilidad de sistemas actualmente existente.

  

§  Administración electrónica basada en:

o   Datos compartidos. El ciudadano o las empresas no tengan que aportar los mismos documentos cada vez que se relacione con la Administración (“Plataforma de Intermediación de Datos” y el “Registro único de Apoderamientos”)

o   Contratos. Se creará una “Plataforma única de contratación del sector público”

o   Notificaciones y facturas. Se realizarán de ordinario en formato electrónico. Hay prevista una mejora de la legislación en este sentido.

o   Atención al público. Renovación completa del portal www.060.es , creación de una oficina virtual del Instituto Nacional de la Seguridad Social, se creará un portal centralizado de ofertas de empleo en el sector público y BOE a la Carta.

El ministro avanzaba cambios sustanciales en la Ley 30/92 de Administraciones Públicas y en la Ley de bases del régimen local, en línea a racionalizar, agilizar, modificar o simplificar la gestión de administraciones públicas y servicios públicos. Aplaudo estas iniciativas por ser necesarias.

En líneas generales el informe es un primer paso, una declaración de intenciones, recoge muchas de las ideas que  estaban ya en el ambiente y en general es un informe necesario y positivo. Es el punto de partida.  Ahora queda lo más complicado: llevar a buen puerto la ley en las Cortes y agilizar su aplicación lo más rápidamente posible ante que quede de nuevo obsoleta.    La propia ley debería llevar mecanismos de renovación periódica de forma automática de tal forma que siempre pueda adaptarse automáticamente a las nuevas tecnologías que vayan surgiendo. 

En el debate de tramitación parlamentaria no deberían primar los intereses de partido, ideológicos, económicos y servidumbres de la industria tecnológica o de contenidos.  Necesitamos una nueva y moderna administración pública de tal forma que aquello de “vuelva usted mañana” o “pase a la ventanilla siguiente” quede en el recuerdo simpático de la historia. 

Juan Salvador Gaviota, historia de un superviviente

“La mayoría de las gaviotas no se molestaban en aprender sino las normas de vuelo mas elementales: como ir y volver entre la playa y comida. Para la mayoría de las gaviotas, no es volar o que importa, sino comer. Para esta gaviota, sin embargo, no era comer lo que le importaba, sino volar. Mas que nada en el mundo, Juan Salvador Gaviota amaba volar” (Richard Bach)

Este relato me inspiró durante la adolescencia y lo traigo a colación, como lectura recomendada,  a propósito del Día Internacional del Libro y Bibliotecas, fecha (23 de Abril) en la que se conmemora la muerte coincidente de dos grandes genios de la literatura universal: Miguel de Cervantes Saavedra y William Shakespeare.

Ambos, al igual que Juan Salvador Gaviota volaron sobre una sociedad en declive, estereotipada y convencional. Su visión del mundo que les tocó vivir era un reflejo de su propia vida. Cervantes genialmente buscaba retratos en el paisaje de la España profunda; Shakespeare rompía moldes en la sociedad isabelina a través de la  denostada comedia y el drama apasionado, mostrando el placer, la ironía y el mundo como un espectáculo teatral.

Richard Bach muestra a un quijote alado que rompe los estereotipos y convencionalismos de su tiempo. Que busca algo más que el comer y la rutina.  En estos tiempos de crisis globalizada releer a Richard Bach es recuperar el espíritu emprendedor, la ilusión y la esperanza en el que un mundo mejor siempre es posible. Cuesta, pero es posible. A muchos les cuesta romper con la rutina diaria, las preocupaciones por el mañana que nunca llega. A muchos les puede y bloquea la pereza, la ansiedad y el estrés, las tres grandes esclavitudes del siglo XX y XXI.

Como en Juan Salvador Gaviota la bandada (sociedad) le impone reglas, normas y rutinas que tiene que cumplir si quiere ser alguien o ser aceptado en la sociedad. La comida (dinero, poder, influencia) es lo importante para la bandada. Salirse de este cliché es anatema y conlleva exclusión o marginación.  Volar es simplemente una pérdida de tiempo. “hemos nacido  para comer”,”una gaviota nunca replica al Consejo de la Bandada”.

Pero Juan Salvador Gaviota no se deja abatir y emprende su propio camino en solitario, tiene ansia por descubrir el mundo, experimenta, fracasa y lo vuelve a intentar. Un fracaso es una oportunidad para aprender. Logra ser finalmente el mayor experto en vuelo de la bandada. Al tiempo otras gaviotas le siguen, prueban y les gusta. Descubren que las gaviotas, además de comer, vuelan.  Poco a poco Juan Salvador  congrega a un grupo de seguidores cada vez mayor, en poco tiempo forma su propia bandada y la bandada original queda así marginada y mermada.

“cada uno de nosotros es en verdad una idea de la Gran Gaviota,

 Una idea ilimitada de libertad”

NOTA: Por problemas técnicos con la conexión esta entrada no pudo publicarse el 23 de Abril como estaba previsto. Disculpen las molestias.

La memoria inscrita en el archivo de los cementerios

Rompo un poco la línea que venía siguiendo en las entradas anteriores, para introducir un comentario sobre una actividad cultural en la que participé el pasado sábado y que creo que es importante promocionar y dar valor.

El pasado sábado tuve el placer de asistir a una visita guiada por el profesor  Víctor  Manuel Heredia Flores (UMA) en el  Cementerio de San Miguel de Málaga (http://www.cementeriosanmiguel.com/), recién convertido en conjunto histórico monumental y parque público. Esta actividad fue a iniciativa del Ayuntamiento de Málaga (Parcemasa) para dar a conocer el cementerio como recurso monumental de la ciudad.

El profesor nos habló del cementerio como soporte de la memoria histórica de una ciudad, el archivo en piedra – en definitiva -  de la ciudad. A través de nichos, enterramientos individuales y panteones familiares, aparecen los apellidos de familias que han vivido en Málaga y de todos sus integrantes allí inhumados.

Concretamente la zona monumental corresponde al antiguo patio 1 del cementerio, donde se enterraban a las personas y familias más ilustres de la ciudad, destacando dos grandes panteones: el de la familia Larios-Barea (Marqueses de Casa Larios) y el de la familia del que fuera Senador del Reino y primer ferretero de España, Manuel Agustín Heredia.  Ambos Panteones pudieron ser vistos por dentro, dado que sus propietarios posibilitaron el acceso durante la visita a modo de “Jornadas de puertas abiertas”.

Para un historiador las lápidas contienen datos esenciales, como nombres, apellidos, fechas de nacimiento y muerte, datos sobre su profesión, título nobiliario, o nos aportan algún dato sobre la mentalidad del difunto/a como aquella que hay en la cripta del Panteón Heredia (está considerado el principal del Cementerio) que habla sobre “Era el más hombre feliz del mundo”, o aquellas otras que me recuerdan a la que se atribuye a Groucho Marx “Perdone señora que no me levante” o aquella otra recogida por Luis Carandell de un señor que era nada mas y nada menos que “Suscriptor del ABC”; o las brillantes alegorías, blasones y otros elementos simbólicos (Muchos de ellos masónicos en el cementerio) que nos indican sus creencias o filosofía de vida. Por tanto, las lápidas podrían considerarse  propiamente como documentos y el cementerio en si  como el archivo de la memoria local.

Es interesante este concepto que no solo ayuda a los historiadores, sino que además posibilita el discurso que puede ser aprovechado como recurso turístico para fomentar  la atracción del turismo necrófilo o especializado en cementerios. En la visita había cerca de las 50 personas y por lo que me dijeron había 90 más en espera de una segunda visita, aun sin concretar. Muy buena iniciativa del Ayuntamiento de Málaga, además de por el éxito de convocatoria, por poner en valor parte del patrimonio monumental (o documental) de la ciudad de Málaga. Ahora – según mi opinión - convendría hacer lo mismo con el Cementerio de San Jorge, más conocido como Cementerio Inglés de Málaga (del Siglo XVIII) http://www.cementerioinglesmalaga.org/. Ambos concentran la historia de Málaga desde el siglo XVIII al XX.

  

A los amantes de la historia y la genealogía, encontrarán en estos cementerios un lugar idóneo  para satisfacer sus deseos. Y si, para los amantes de los misterios, hay algunos fantasmas pululando por ellos, como el de la escritora de fama internacional Jane Bowles que se dice que pasea por el Cementerio de San Miguel donde se encuentra su tumba renovada.

Hay también otros lugares funerarios que interesa conocer y que recomiendo visitar: La cripta de los Condes de Buenavista en el Santuario de Nuestra Señora de la Victoria de Málaga (Patrona de la Diócesis) o el Monumento funerario de Torrijos y sus compañeros, ubicado en la céntrica y remodelada Plaza de la Merced de Málaga (el obelisco central).

Desde la familia descendiente de D. Manuel Agustín Heredia estamos trabajando para mejorar los accesos y recuperar el valor histórico del Panteón familiar, así como aportar nuestra contribución  a la historia local poniendo en valor y recuperando la memoria de este gran industrial, que dio el pistoletazo de salida a la industrialización de España e internacionalización de su comercio. Los primeros altos hornos que hubo en España se instalaron en Málaga. Fue una Iniciativa emprendedora, no exenta de riesgos, pero con mucha ilusión y determinación por parte de este gran industrial riojano afincado en Málaga.

Transparencia, información, medios y democracia

En la actualidad el gobierno de España está tramitando la futura Ley de transparencia que afectará previsiblemente a todos los órganos y organismos de la Administración Pública: Debido a los últimos escándalos mediáticos, se busca incorporar y por tanto afectar a otras instituciones públicas y privadas vinculadas o mantenidas con fondos procedentes del Estado. Incluso la Corona se verá afectada por dicha norma legal.

En muchos foros se considera que la transparencia es necesaria para profundizar en el acervo democrático, que desde  los años 70 y 80 caracterizan a la mayoría de países desarrollados y desde los 90 a los países en vías de desarrollo.

Revisando mi hemeroteca particular, me fijo en ejemplares de prensa de los años 70, concretamente de 1973. En estos años la prensa estaba controlada por el Estado Español, existía aún la censura, aunque ésta fuera más  relajada  desde la tímida Ley de Prensa que elaborara  Manuel Fraga como Ministro de Información y Turismo del Régimen.

Es curioso observar, pese a la censura, la cantidad de datos que aportan. Más incluso que los medios actuales. Van al detalle absoluto. Me fijo en un breve acerca de un accidente de tráfico en Málaga en 1973 en el que fallecieron sus dos ocupantes. Además de los nombres de los fallecidos, se incluía su estado civil: ella – en el asiento del copiloto- era la “Prometida” del conductor. Ella no murió sino que “ya no está entre nosotros”, en un gesto caballeroso por parte del periodista hacia la chica fallecida. Porque el conductor si “falleció”. El breve condensa en pocas líneas todo el periplo  de ambos siniestrados  desde el momento del  accidente hasta su defunción, incluyendo la estancia en el hospital, del cual se da también el nombre, así como de todas las personas que intervinieron en el rescate y traslado, médicos, etc.

Una noticia que pasaría desapercibida en la actualidad,  no figuraría hoy probablemente en portada como en este caso, y en cualquier caso no darían detalles tan concretos y por supuesto se ocultarían los nombres detrás de sus siglas.

Otro articulo, este más extenso en el mismo año nos habla de la Conferencia de Helsinki de 1973 en las que los mandatarios de Estados Unidos y de la URSS se encontraron, algo noticiable y de gran relevancia en el contexto de la guerra fría.  Evidentemente la censura y el posicionamiento ideológico de la línea editorial del periódico trataron el asunto posicionándose a favor de los americanos y denigrando al líder soviético.

Es curioso que para atacar las posiciones del líder soviético, el periódico transcribió parte del discurso del líder soviético, la respuesta del líder americano y de otros intervinientes en la Conferencia. Evidentemente el contexto nos indica que la selección de textos corrió pareja a los posicionamientos ideológicos del régimen franquista. La transcripción se incluyó para hacer ver al lector los errores del comunismo y el peligro que el comunismo representaba en el contexto internacional y para España.  Era una lección doctrinaria del régimen hacia los españoles, para que estos no se desorientaran.

Al leer estos y otros artículos de SUR y ABC (ed. De Sevilla) me doy cuenta de la gran cantidad de información disponible en cada ejemplar, hasta el más mínimo detalle, lo cual es una delicia para el historiador actual y tedioso probablemente para el lector de 1973.

Por ello me pregunto: ¿Es esto un ejercicio de transparencia o un ejercicio de manipulación informativa? ¿Es necesario aportar tanta información a los ciudadanos? ¿Dónde estaría el límite de la información proporcionada?

La información es el cuarto poder sin duda. Su control y gestión es la clave de la transparencia y de la democracia.

 En regímenes autoritarios, como el del general Franco, la información es la base de la propaganda política y su gestión está encomendada a personas de profunda lealtad institucional y doctrinal con el régimen.  La información proporcionada es manipulada a favor del posicionamiento del régimen. La censura se encarga de eliminar aquellas informaciones contrarias, contestatarias o inconvenientes para el régimen. El tratamiento informativo incide directamente en aquello que ayuda al corpus doctrinal del régimen e indirectamente a otros intereses favorables.

En democracia – siguiendo el modelo representativo parlamentario– la información es un derecho reconocido al ciudadano. Al ser regímenes garantistas, el ciudadano puede reclamar a las autoridades públicas la garantía de no ser expuesto a una información que pudiera dañar su intimidad, honor e imagen personal o familiar.   Los informadores, tienen libertad de expresión y opinión, existe la libertad de prensa, no existe formalmente la censura oficial. El límite lo marca el código deontológico de los profesionales de la información, la ética y moral del periodista.

Sin embargo observamos que pese a la libertad de prensa y el derecho a la información en las democracias actuales hay intentos directos e indirectos por parte de determinadas autoridades públicas de manipulación y ocultación informativa por motivos ideológicos o intereses partidistas.  El control y gestión de la información, aún más con la globalización de internet, se hace cada día más difícil.  La información es usada para proporcionar conocimiento pero también para provocar daños a los destinatarios.

Antes de hacer la ley lo lógico hubiera sido abrir un debate social acerca de la libertad de prensa y el derecho a la información de los ciudadanos. Por lo que los medios públicos nos informan la Ley de Transparencia parece que está enfocada únicamente al terreno económico: Patrimonio y capitales de las principales autoridades, órganos y organismos públicos. Yo la ampliaría hacia otros campos: Información que se ofrece a los niños y adolescentes, la información sensible que puede o no ser publicada, información en la red sobre personas, entidades e instituciones….

Creo que hay mucha información circulando, por diversos medios y por tanto a la hora de poner coto, en aras de la transparencia democrática, hay que tener claro que información es relevante y cual no interesa conocer. Y por supuesto, que todos estén de acuerdo. Este es un caso en que debe haber debate abierto en el parlamento y en la calle; no se debe pasar en este caso, por su importancia, el “rodillo” de la mayoría parlamentaria.

El problema de espacio en las oficinas. ¿Qué hago con el archivo?

Uno de los problemas más  recurrentes que nos estamos encontrando últimamente  en Kalímacos es el del espacio para albergar el archivo físico en soporte papel.  Mucho más en esta época de crisis económica en la que hay que reducir gastos y rentabilizar el equipamiento e infraestructuras de las oficinas.

Muchos de nuestros clientes han tenido que cambiar de oficina, generalmente de grandes espacios a pequeños espacios.  Por simple economía de espacio físico, han tenido que desprenderse de mobiliario, equipamiento y gran parte del archivo empresarial, para acomodarse a la nueva oficina.

Ante este problema, el de desprenderse del archivo físico, reaccionan de muchas formas. Los hay minimalistas, que desean destruir todo el archivo físico y tenerlo únicamente en formato digital o accesible por medios electrónicos en la famosa y virtual  “nube”. Otros  en cambio sufren algo parecido al Síndrome de Diógenes que les lleva a coleccionar documentos de forma compulsiva y se niegan a destruir una sola hoja de papel. Es casi un sacrilegio para ellos.

 Otros están en la duda permanente, en el “y si pasa algo” o el “No me atrevo”. Entre duda y duda acaban por guardar todo o destruir todo, sin término medio.  Otros enarbolan la bandera de la legalidad (véase LOPD) en torno al mantra conservar todo que tenga menos de “5 años” alegando que es eso lo que dispone la ley, alimentando con ello la leyenda urbana.

En el mundillo de los archiveros tenemos soluciones para todos los gustos, desde alimentar las Hogueras de San Juan con los archivos, hasta construir esculturas con papel maché procedente de los archivos.

Bromas aparte, normalmente hay cuatro soluciones (las llamadas “cuatro patas de la profesión”):

•  Organización y racionalización en el uso de documentos en papel (“La oficina sin papeles”) para evitar su multiplicación y volumen físico.
•  §  Guarda y custodia externa de los documentos. Con lo cual te quitas los documentos de la oficina, pero los tienes guardados por si te hacen falta algún día.
•  §  Destrucción de documentos. Es la forma más habitual, pero tiene el riesgo de destruir documentos que a priori no son necesarios en el día a día, pero que pueden ser necesarios posteriormente si previamente no se ha hecho un estudio.
•  §  Digitalización de documentos. Es la forma que está en boga en los últimos años. La tecnología digital ha evolucionado muy rápidamente y está empezando a sustituir al papel en cuanto a la generación de documentos originales. Pero tampoco es la panacea, sobre todo cuando de trámites administrativos en el sector público se trata.

Cuando alguien tenga este problema de espacio lo primero que tiene que hacer es acudir a un experto en archivos o en gestión documental, quien tras valorar el archivo profesionalmente te indicará que puedes hacer concretamente. Que documentos debes guardar, cuales tirar, cuales digitalizar y como puedes organizarte para evitar complicaciones mayores.

En cuanto a la legalidad en relación a la conservación de la documentación en papel y/o digital hay mucha jurisprudencia, que por motivo de espacio no se puede exponer en este blog. 

Básicamente tenemos que ver el valor que le damos a los documentos:

§  Tenemos documentos que usamos habitualmente, que son necesarios, que nos hacen falta para realizar trámites ante la administración pública o  que forman parte de un proyecto técnico que estamos llevando  a cabo en estos momentos. Nos gusta tenerla a mano y accesible. Operativamente la praxis nos lleva a usar preferentemente el documento electrónico, porque es más cómodo para modificar y comunicar. Lo guardamos en nuestros dispositivos electrónicos y estos están accesibles en cualquier lugar y en tiempo real.

§  Tenemos otros documentos que no usamos habitualmente pero que son importantes para la acreditación de la empresa ante si misma y ante terceros: Constitución de la empresa, libros de contabilidad, registros, documentos fiscales, expedientes de personal, etc.

§  Tenemos otros documentos que no usamos habitualmente pero que pueden ser interesantes conservar como fuente de información: Proyectos técnicos finalizados, expedientes singulares que aportan mucha información, documentos que pueden ser de referencia para procesos posteriores, etc. Son documentos que reflejan la memoria de la actividad empresarial.

Estos documentos tienen más valor para nosotros que otros documentos porque ayudan a definir la estrategia de la empresa, dan valor a su trabajo y proporciona los fundamentos de nuestra visión empresarial.

Esta documentación debe conservarse siempre en soporte papel e incluso conservar copia de seguridad en forma digital, para preservarla a largo plazo.  Legalmente  el Código de Comercio (art. 30.1 http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627 ) establece 6 años para  la conservación de estos documentos. Nosotros recomendamos 10 años como mínimo. 

El resto de la documentación de la empresa, que tiene menor valor para nosotros, puede eliminarse previo estudio que determine que documentos pueden destruirse sin problemas ni riesgos y cuales han de conservarse. Dependiendo de los documentos los plazos de conservación  pueden variar.

Tecnología e innovación

A menudo escuchamos en eventos comerciales a políticos que hablan de innovación en el marco de la empresa, como un valor estratégico esencial.  Sin embargo cuando hablan de innovación se refieren principalmente a la innovación tecnológica y concretamente al universo que forma el equipamiento informático y telemático de última generación de cualquier empresa.

Muchas veces esas referencias a las “TIC’s” o “Nuevas tecnologías” o “Empresas de base tecnológicas” son eslóganes que los políticos usan para generar audiencia y los medios de comunicación amplifican. Sin embargo la incorporación tecnológica de la administración pública lleva un notable retraso con respecto a otros países.

Las grandes compañías y holdings “de base tecnológica” lanzan al mercado cantidades ingentes de productos tecnológicos sin tener, a menudo, en cuenta la demanda real de los mismos.  Es una oferta tremendamente variada y para un público extenso con heterogéneas necesidades.  Así por ejemplo, en el campo de la telefonía móvil se ha pasado de tener un simple teléfono sin cables, a un dispositivo que te permite tener literalmente “la oficina en la palma de la mano”. Incluso hay dispositivos que aún no tienen nombre.

En cuanto a contenidos los hay para todos los públicos. La mayoría de los dispositivos están configurados para el uso por un público adolescente o joven con mucho tiempo libre (aplicaciones enfocadas al ocio). Los contenidos para adultos o para empresarios son escasos y a menudo costosos.  Al final, seguimos usando diariamente el teléfono, la mensajería instantánea gratuita, y las redes sociales más conocidas.

El resto de contenidos quedan arrumbados en el dispositivo sin usarse nunca o casi nunca. Incluso quedan aparcadas aplicaciones antes atractivas como TV, radio o Internet. Las tendencias de la demanda y el tiempo vital de las mismas marcan el éxito o fracaso de un dispositivo y un contenido concreto.

La tendencia observada en los últimos años habla de productos que mueren antes de salir al mercado, productos que nadie desea o necesita y que por tanto nunca van a venderse. Los creativos de estas empresas tecnológicas a los cuales se les han acabado la imaginación, se les ha ocurrido convertir a los clientes en creativos y hacer productos a la carta. En definitiva, adecuar la oferta a la demanda. Dar al cliente lo que realmente desea o necesita. (Recomiendo: http://www.marketingdirecto.com/especiales/recopilatorios-2012-tendencias-2013/10-tendencias-de-consumo-cruciales-para-2013/ ).

Los profesionales cuando hablamos de innovación nos referimos al valor cualitativo de una empresa, a su sistema de calidad y a la ética que debe primar en cualquier proyecto de innovación.  Cuando hablamos de tecnología nos referimos a la capacidad  que tiene la empresa para innovar. Nos referimos en este segundo concepto al talento del creador (aptitudes), a las herramientas y al conocimiento necesario para desarrollar ideas creativas.

Después de la segunda guerra mundial hubo una nueva revolución tecnológica. Los estudios y experimentos realizados por ambos bandos durante la guerra, dieron lugar a un marco científico donde la información cobraba relevancia en la generación de conocimiento. Este conocimiento podía dar lugar a  nuevas líneas de investigación científica  y al desarrollo de múltiples productos y servicios que fueran útiles para la población.  La información se convertía así en el “cuarto poder”.

Con el desarrollo del libre comercio (Bretton Woods) y de los sistemas democráticos de gobierno, la innovación se convirtió en un elemento que servía, en su uso civil, para la integración, la cohesión y el mantenimiento de la paz.  El trabajo en equipo permitía la comunicación  y los intercambios. Todos estos elementos hicieron posible el desarrollo de la industria electrónica, informática, telemática y robótica.

 Así como la investigación bioquímica, el desarrollo de la genética, avances en medicina y farmacología; así como el notable desarrollo de la física y las ciencias del espacio.  La experimentación con nuevas fuentes de energía permitió desarrollar la industria energética renovable solar, eólica, de la biomasa… como alternativas a fuentes limitadas como el carbón, gas natural o el petróleo.

Sin duda la creatividad y la generación de talento han estado presente en la última mitad del siglo XX y lo que llevamos del XXI. Hoy en día cualquier empresa está cualificada para innovar y tiene capacidad para desarrollar herramientas innovadoras. Pero la tecnología no es el fin en si misma, es tan solo una herramienta, un objeto, que usamos para desarrollar nuestros proyectos innovadores. Nos facilita y nos ayuda a desarrollar nuestro trabajo.

Junto a la innovación se encuentran otros dos conceptos inseparables: la calidad y la ética. En el cambio de siglo XIX al XX  en Estados Unidos se comenzó a desarrollar  lo que hoy se conocen como Sistemas de Calidad.  Taylor y Ford innovaron con “administración científica” y  las “cadenas de montaje”, en las cuales un mismo producto podía descomponerse en sus piezas fundamentales. Especializando al obrero en cada una de ellas, se podían obtener piezas muy bien hechas en poco tiempo. Ahorrando con ello tiempo en la fabricación de productos.  El sistema generó productos en serie, más económicos de producir y más asequibles al gran público.

Para fabricar piezas los investigadores establecieron criterios que iban desde la metodología a emplear, a las herramientas a utilizar en cada pieza, como a la forma o materia que debía tener  o contener cada pieza.  Surgen así procedimientos establecidos y normas para producir cada una de las piezas. Surgen las “Standard” o normas técnicas. La conformidad con esas normas otorga niveles de calidad a los productos resultantes, haciendo que este aumente su valor en el mercado. Con estas normas surgen los distintos centros auditores y la profesión de auditor o consultor de calidad.

 A nivel internacional ISO (International Standard Organisation) es la entidad encargada de publicar las normas ISO, de la cual la norma ISO 9001, publicada en 2001 es la más conocida. En España la entidad oficial, reconocida por ISO, que se encarga de publicar las normas UNE es AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación). En sus comités y grupos de trabajo se encuentran representados tanto el sector público, como las universidades y las empresas (de todo tipo y tamaño, entre ellas Kalímacos) vinculados al área de conocimiento o sector económico correspondiente a una o varias normas técnicas de los cuales forman parte.

Por tanto innovar es crear, investigar, desarrollar ideas, aplicar conocimientos, es también dar valor a tus productos, servicios, formas de trabajo, a los resultados obtenidos. Pero también es importante seguir principios, criterios y fundamentos éticos para establecer el  valor de una empresa innovadora. Es la ética la que proporciona confianza en  la propia empresa, el trabajo bien hecho y en lograr la satisfacción del cliente.

La tecnología es importante pero no es el fin, es más importante la innovación, la creatividad, la generación de talento o  el acceso al conocimiento.