A menudo la actividad ordinaria
de nuestra empresa nos absorbe y es
habitual que no tengamos en cuenta los
detalles o cuestiones de índole secundaria. Vamos a lo práctico, directo y
rápido.
Sin embargo cuando cambian las
situaciones, por ejemplo cambios de personal, se nos pueden presentar algunos
problemas sobre los que no habíamos pensado solución o establecido una alternativa.
Es entonces cuando nos fijamos en los detalles y vemos la importancia que
tienen realmente en la actividad general de nuestra empresa.
En mi experiencia profesional me
he encontrado con estas situaciones en las oficinas de mis clientes. Cuando un personal se marcha, a menudo se va
también con él/ella la información que ha utilizado o el medio para acceder a
esa información relevante para la empresa.
La práctica habitual de borrado de ordenadores o el cambio de ordenador
con cada nuevo personal lo que provoca es generar una mayor confusión y pérdida
de información. Pérdida que a menudo se
traduce en pérdida de tiempo y costes añadidos.
A menudo las copias de seguridad
las realiza la empresa con carácter periódico y dichas copias son transferidas
a los data center propios o
contratados para su conservación. Pero
dicha migración se realiza a menudo sin una selección previa de los archivos y
documentos, con lo que al data center
llega información relevante, información accesoria e información irrelevante,
todo junto, sin orden, ni concierto. Cuando el nuevo personal quiere acceder a
dicha información se encuentra con un
mar de carpetas, archivos y documentos sin ningún orden. Lo mismo se encuentra
un contrato o una factura; que la copia de un ejemplar del BOE; o la foto de
primera comunión de la hija/o del antiguo/a trabajador/a. Buscar una información concreta en tal
desbarajuste es misión imposible. Pérdida de tiempo traducida en coste añadido.
En España estamos habituados a mantener
relativamente bien organizada la documentación física en soporte papel. Sabemos
donde está y como acceder a la información.
Pero aún no estamos habituados a proceder de igual forma en el entorno
digital. Seguimos considerando al documento electrónico/digital como un objeto extraño
y distinto de un documento en papel.
Cambia el soporte y la forma de
producirlo; pero el contenido de los documentos y los efectos económicos-jurídicos-administrativos
derivados del contenido, siguen siendo los mismos. Una factura digital tiene el
mismo efecto que una factura en papel. Sigue siendo una factura.
De la misma forma que cuando ya
no usamos los documentos en papel o estos han perdido su vigencia, o bien se
mandan destruir previa selección, o bien se acumula en el “archivo” de la empresa; En el entorno digital hay que seleccionar
igualmente las carpetas, archivos y documentos que sean relevantes y en uso, de
aquellos otros accesorios o irrelevantes para el normal funcionamiento de la
empresa. De esta forma, las copias de seguridad llegarán al data center limpias
de documentación irrelevante o accesoria.
Para la empresa usar
procedimientos de gestión de la información en un entorno digital supone
ventajas a corto y largo plazo. A corto
plazo facilita y agiliza la gestión ordinaria de la empresa; a largo, puede
obtener información relevante que podría servir para realizar estadísticas
históricas, memorias, informes económicos-comerciales, etc. Mantener en buena disposición la información
relevante supone ahorro de tiempo y dinero.
Es una manera eficaz de mostrar
la calidad de su gestión, de cara a sus promotores o accionistas, empleados y a
sus clientes. La gestión de información tiene en realidad un valor estratégico
de primer orden en la empresa.
En la actualidad existen
infinidad de sistemas englobados y aplicaciones informáticas en el concepto de “gestión de documentos e información”,
también en la gestión de los archivos empresariales. Nosotros en Kalímacos
ofrecemos la posibilidad de acompañamiento y/o formación personalizada para dotar a su
empresa de un sistema de información adaptado a su economía, deseos y
necesidades reales. Al tiempo que le
ayudamos a que cumpla con las normativas legales y técnicas que les pudieran afectar.
Pero lo importante no es crear un
sistema “de manual” que luego no se
aplique o no se pueda aplicar, porque cualquier parecido con la realidad es
pura coincidencia. Tampoco es importante tener un bonito certificado enmarcado
en la sala de espera de la oficina, mejor poner un cuadro. Lo importante realmente es mentalizarse. Hay que
trabajar con criterios de calidad y asumir
la cultura de la calidad como algo natural, no impuesto u obligatorio, de la
propia empresa. Esa es nuestra misión en el acompañamiento.
Nosotros acompañamos; no
auditamos, examinamos o imponemos nada extraño a la actividad normal de la
empresa. El acompañamiento tiene como
objetivo cambiar hábitos nocivos y potenciar otros que ya forman parte del
trabajo diario habitual. Queremos ayudar a la empresa, no complicarle la
existencia. Esa es nuestra motivación.
Somos conscientes del momento
económico y financiero que viven las Pyme y los autónomos, por lo que hemos
optado por adaptar nuestros servicios a la microeconomía de nuestros clientes,
dando facilidades de pagos aplazados o establecimiento de cuotas fijas
periódicas adaptadas a sus posibilidades.
Si desea que le ayudemos o más
información, póngase en contacto a través de
www.kalimacos.com con nosotros. Estaremos encantados de
acompañarles.
